Các buổi sự kiện, hội nghị hay hội thảo là một trong những hình thức phổ biến được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Quy trình để tổ chức một buổi sự kiện, hội thảo không quá phức tạp. Tuy nhiên đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị kỹ càng. Phải có kế hoạch chi tiết, đặc biệt là khâu lựa chọn địa điểm để tổ chức hội thảo.
NHỮNG LƯU Ý KHI THUÊ PHÒNG HỘI THẢO
Bạn phải lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện, hội thảo phù hợp. Trước khi đưa ra quyết định phải tìm hiểu thật rõ một số đơn vị mà bạn ngắm đến. Có rất nhiều nguồn thông tin mà bạn có thể tìm kiếm, Tuy nhiên hãy là người thu thập thông tin thông minh. Để tránh thu thập những thông tin không chính xác hay nói quá về dịch vụ.
Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên các trang mạng xã hội, google. Đặc biệt nguồn thông tin mà bạn có thể tin tưởng nhất đó chính là từ người thân, bạn bè hay đồng nghiệp. Đó chính là những thông tinh đáng tin cậy nhất.
Hãy lựa chọn những địa điểm đem lại nhiều tiện ích nhất cho bạn. Và tùy vào quy mô của buổi sự kiện, hội thảo mà hãy lựa chọn phòng sao cho phù hợp. Để có thể tiết kiệm chi phí nhất cỏ thể.
NHỮNG LƯU Ý VỀ TRANG THIẾT BỊ
Một trong những lưu ý khi thuê phòng hội thảo đó chính là trang thiết bị của phòng hội thảo. Phòng hội thảo phải đầy đủ trang thiết bị về âm thanh, ánh sáng hay các trang thiết bị trình chiếu. Ngoài ra bàn ghế và cách sắp xếp bàn ghế cũng phải phù hợp với buổi hội thảo.
Thiết bị âm thanh, ánh sáng
Những thiết bị âm thanh, ánh sáng là yếu tố quan trọng đầu tiên của một phòng hội thảo. Hãy xem xét kỹ các thiết bị âm thanh, ánh sáng xem có cung cấp đủ lượng ánh sáng chưa, hay âm thanh đã ổn chưa.
Các thiết bị âm thanh như Loa, âm ly, micro đã đạt tiêu chuẩn hay chưa? Kiểm tra xem âm thanh đã ổn chưa, hãy đảm bảo rằng mọi người bên trong phòng hội thảo đều có thể nghe rõ.
Các thiết bị trình chiếu
Các thiết bị trình chiếu cũng không thể thiếu trong một buổi hội thảo. Hãy đảm bảo rằng hình ảnh hiển thị trên màn chiếu được hiển thị 1 cách tốt nhất. Màu sắc hiển thị, độ tương phản và độ phân giải phải cao. Đảm bảo rằng rất cả mọi người ngồi dưới đều nhìn thấy rõ được trên màn chiếu có chứa nội dung gì. Độ tương phản và độ phân giải càng cao thì hình ảnh hiển thị càng rõ nét.
Và để tiện lợi hơn cho diễn giả thuyết trình thì bút chỉ slide là rất cần thiết. Bút slide sẽ hỗ trợ rất nhiều để diễn giả có thể chủ động chuyển slide theo ý mà diễn giả mong muốn.
Sơ đồ bàn ghế
Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của cuộc hội thảo mà mô hình bàn ghế sẽ khác nhau. Một số mô hình bàn ghế thường được sử dụng trong các buổi hội thảo bao gồm: Sơ đồ rạp hát, sơ đồ lớp học, sơ đồ chữ U, sơ đồ nhóm,.. Phải có bàn ghế cho diễn giả, bàn ghế cho khách mời nếu có. Bàn ghế phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản như: sạch sẽ, sang trọng, lịch sự, mới và đẹp. Độ cao của bàn ghế phải phù hợp với tiêu chuẩn vóc dáng của người ngồi.
Điều hòa, wifi
Chắc chắn rằng phải có một môi trường mát mẻ, thoải mái thì diễn giả hay các học viên mới có tinh thần để giảng dạy và học hỏi. Chính thì thế phòng hội thảo phải có điều hòa 2 chiều, đáp ứng được với mọi thời tiết.
Internet cũng rất quan trọng trong việc kết nối các thiết bị, tìm kiếm hay chia sẻ dữ liệu. Nó sẽ giúp cho khách mời có thể dễ dàng check in trên mạng xã hội. Từ đó buổi hội thảo sẽ có được tiếng vang lớn.
LƯU Ý VỀ NHỮNG DỊ VỤ ĐI KÈM MÀ ĐƠN VỊ CUNG CẤP
Để một buổi hội thảo thành công không thể thiếu được các dịch vụ đi kèm. Phải có những dịch vụ đi kèm như: Teabreak, thiết kế in ấn backdrop, thuê phòng lap,… Để đảm bảo sự tiện lợi cho khách mời tham dự. Tiệc trà là cần thiết trong mỗi buổi hội thảo căng thẳng. Nó sẽ giúp thư giãn và thoải mái tinh thần trở lại để bước tiếp vào phần sau của cuộc hội thảo.
Trên đây là một số lưu ý mà VPLACE đã liệt kê và gửi đến quý khách hàng đang có nhu cầu. Hãy đưa ra lựa chọn thông minh về một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội thảo. Để đảm bảo rằng bạn sẽ thoải mái và hài lòng sau khi sử dụng dịch vụ tại đơn vị cung cấp đó.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN CHI TIẾT:
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
☎ Hotline: 0989 618 532 – 0912 123 267
📧 Email: hoitruonghanoi@gmail.com
Địa chỉ: Tầng 3, tòa 25T2, Nguyễn Thị Thập, Trung Hòa Nhân Chính, Cầu Giấy, Hà Nội