Hội thảo, hội nghị là một trong những hình thức sự kiện phổ biến được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Việc tổ chức hội thảo không đơn giản như tổ chức một trò chơi để giải trí mà nó cần phải có những kỹ năng cần thiết và phương pháp tổ chức nhất định để có thê đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công.
Có thể nói việc thực hiện quy trình tổ chức sự kiện hội nghị,hội thảo không quá phức tạp, song lại đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cũng như có một kế hoạch thật chi tiết.
Với những điều cần lưu tâm dưới đây, VPLACE hy vọng sẽ giúp các bạn có được những gợi ý hữu ích nhất khi tổ chức hội thảo, hội nghị.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị, phù hợp.
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn nên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, phần nào mất phí và phần nào là miễn phí để bạn có thể có lập kế hoạch về kinh phí phù hợp. Đồng thời bạn cũng đừng quên sự chuẩn bị thiết bị cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra suôn sẻ không bị ngắt quãng thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất.
Tùy theo nội dung của sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường với những hội nghị, hội thảo với quy mô lớn, lượng khách mời đông nên tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị. Còn với những hội nghị nhỏ hoặc thiên về tính chất thân mật thì nên tổ chức ở những địa điểm nhỏ hơn tạo được không khí thân thiện, cởi mở.
Chương trình cần được lên chủ đề cụ thể
Dù bạn đã thuê công ty tổ hay đơn vị tổ chức sự kiện hay bạn tự thực hiện thì chủ đề chương trình cũng cần phải được lên kế hoạch từ trước và cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút mọi người. Với nội dung của bài dẫn cần ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quát và gợi ý, đưa ra những vấn đề liên quan đến buổi thảo luận tránh lạc hướng chủ đề của ngày hội thảo.
Mỗi chương trình đều cần có một chủ đề thống nhất, nó không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị, hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích mà người tham dự, khách mời của bạn hướng đến tham gia buổi sự kiện này.
Thực hiện quảng bá cho hội thảo, hội nghị
Sự kiện của bạn dù đã được chuẩn bị rất chuyên nghiệp nhưng nếu không có khách mời đến tham dự thì vẫn là uổng công. Khách mời là một yếu tố rất quan trọng chính vì vậy việc quảng bá là hết sức cần thiết. Những hình thức quảng bá như: mạng xã hội, các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… mà không cần mất chi phí với những sự kiện có phí tham dự ở mức cao thì bạn nên áp dụng hình thức quảng bá là gọi điện thoại mời họ tham dự. Bên cạnh đó bạn cũng cần cân nhắc đến thời gian quảng bá sự kiện buổi tổ chức hội nghị, hội thảo của mình sao cho thích hợp để không quá sớm nhưng cũng không quá muộn.
Làm việc với người phát ngôn, diễn giả
Khi lên kế hoạch cho một buổi hội thảo, hội nghị thì một trong những vấn đề mà bạn cần lưu ý đó là nên làm việc trước với nhà phát ngôn hoặc diễn giả của buổi hội thảo. Song song đó thì việc công bố về tên hay chức danh của diễn giả là hết sức quan trọng, các thông tin này cần được công bố rõ ràng, rành mạch sẽ giúp buổi hội nghị hoặc hội thảo của bạn được quan tâm thêm phần thu hút. Điều này sẽ thống nhất được về nội dung của buổi nói chuyện cũng như về thời gian diễn giả trình bày, như thế sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ,đúng thời gian và không bị kéo dài.
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm để tổ chức hội thảo, hội nghị tại Hà Nội. Hãy liên hệ với chúng tôi, VPLACE – Cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội trường hội thảo tại Hà Nội.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN CHI TIẾT:
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
☎ Hotline: 0912 123 267 – 0989 618 532
📧 Email: hoitruonghanoi@gmail.com