Hội nghị là một sự kiện quan trọng được các doanh nghiệp tổ chức để tiếp cận các đối tượng khách hàng mục tiêu. Dưới đây là 5 bước không thể bỏ qua trong quy trình tổ chức 1 hội nghị hoàn hảo.
Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp đang ngày càng tăng. Chính vì vậy, thăm dò ý kiến khách hàng mục tiêu và đưa ra những sản phẩm mang tính cạnh tranh là con đường được nhiều doanh nghiệp hướng đến. Trong đó, hội nghị khách hàng là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là một sự kiện lớn nhằm mục đích đối thoại để thăm dò ý kiến khách hàng, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng tiềm năng. Dưới đây là 5 bước cơ bản không thể thiếu trong quy trình tổ chức 1 hội nghị hoàn hảo.
Các Hình Thức Tổ Chức Hội Nghị Phổ Biến Hiện Nay
Các hình thức tổ chức hội nghị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là:
- Hội nghị tri ân khách hàng: Mục đích là cảm ơn khách hàng sau một thời gian hợp tác. Chủ đề chính mà hội nghị này hướng đến là chăm sóc khách hàng.
- Hội nghị ra mắt sản phẩm: Nhằm giới thiệu sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị chính thức đưa ra bày bán trên thị trường.
- Hội nghị tổng kết cuối năm: Đây là hội nghị mang tính chất nội bộ nhằm tổng kết và báo cáo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hội nghị thượng đỉnh: Đây là sự kiện mang tầm cỡ quốc gia, cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia để thảo luận về tình hình kinh tế và chính trị giữa các nước.
Các Bước Cơ Bản Tổ Chức 1 Hội Nghị
Xác định đối tượng khách hàng
Yếu tố chính mà một hội nghị hướng đến chính là khách hàng. Chính vì vậy, bước đầu tiên trong quy trình tổ chức 1 hội nghị chính là xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Để xác định đối tượng khách hàng, doanh nghiệp cần hiểu được mục đích hội nghị mà mình hướng đến để phác thảo chân dung khách hàng.
Chân dung khách hàng dựa vào các đặc điểm như: Giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, thu nhập, khu vực sống, tình trạng hôn nhân, sở thích,… Việc xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ không mang đến hiệu quả như mong muốn.
Xác định chủ đề hội nghị
Bước tiếp theo chính là xác định chủ đề hội nghị. Việc xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể sẽ giúp bước lên kế hoạch càng dễ dàng hơn. Đặc biệt, việc trang trí sân khấu và không gian sự kiện cũng phụ thuộc vào chủ đề được lựa chọn.
Lập kế hoạch chu đáo nhất
Kế hoạch tổ chức hội nghị bao gồm các hoạt động cụ thể như: Xác định mục đích hội nghị, xây dựng nội dung chính, xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, xây dựng ngân sách tổ chức, lên danh sách khách mời, truyền thông cho hội nghị, gửi thư mời,… Kế hoạch càng chi tiết và cụ thể thì tỷ lệ thành công của hội nghị càng cao.
Công tác tổ chức hội nghị
Công tác tổ chức là bước chính trong quy trình tổ chức 1 hội nghị. Công tác này bao gồm các hoạt động như: Chuẩn bị nhân sự đón tiếp khách mời, MC chính và nội dung cần truyền đạt trong hội nghị, biên bản hội nghị,…
Tổng kết và rút kinh nghiệm
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một hội nghị, phần tổng kết và rút kinh nghiệm là không thể thiếu. Tổng kết hội nghị và rút kinh nghiệm những gì đã và chưa làm được sẽ giúp ban tổ chức thực hiện tốt hơn các cuộc hội nghị về sau.
Nếu bạn đang có một chương trình hội nghị mà chưa tìm được địa điểm phù hợp. Hãy đến với VPLACE, đảm bảo rằng bạn sẽ hài lòng với dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. VPLACE rất hân hạnh được đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trong các buổi hội nghị, hội thảo.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN CHI TIẾT:
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
📌 Hotline: 0912 123 267 – 0989 618 532
📌 Email: hoitruonghanoi@gmail.com