Hội nghị, hội thảo khách hàng là những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp do vậy không gian tổ chức các sự kiện này cũng cần đảm bảo tính sang trọng, chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, phòng hội thảo trang trí bắt mắt cùng thái độ phục vụ chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê hội trường tổ chức hội thảo cũng đóng vai trò rất quan trọng cho thành công của sự kiện. Để lựa chọn được một địa điểm ưng ý trước vô vàn đơn vị cung cấp trên thị trường là điều không dễ dàng. Và những điểm cần chú trọng khi lựa chọn đơn vị cho thuê hội trường tổ chức hội thảo là gì? Cùng đọc ngay bài viết Vplace.vn sắp chia sẻ tới bạn để lựa chọn phù hợp nhé !
4 điều cần nhớ khi chọn thuê hội trường tổ chức hội nghị, hội thảo
1. Địa điểm, vị trí sự kiện
Đa phần, các khách mời tham dự hội nghị, hội thảo đều nằm trong chức vụ cán bộ, cơ quan nhà nước. Thậm chí là những tập đoàn lớn, công ty, hay doanh nghiệp có thương hiệu… Bởi vậy, việc tìm kiếm một địa điểm cho thuê hội trường cạnh trung tâm thành phố. Và chúng giúp việc di chuyển trở nên thuận tiện là điều ưu tiên hàng đầu.
Một địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị đặt cách trung tâm thành phố sẽ giúp mọi người tìm kiếm vị trí dễ dàng. Tuy nhiên, bạn cũng cần quan sát hội trường đó có bãi đỗ xe tại nơi diễn ra sự kiện không nhé? Vì nhu cầu của khách tham dự sự kiện về bãi đỗ xe rất cao.
Ngoài ra, vấn đề đúng thời gian khi tham dự hội nghị, hội thảo cũng cần thực hiện nghiêm chỉnh. Do đó, để tránh lãng phí thời gian vào những tác động không cần thiết. Bạn hãy chuẩn bị chu đáo bãi đỗ xe cho tất cả thành viên. Tránh trường hợp thành viên gặp sự cố về việc để xe. Điều này cũng ảnh hưởng tới tâm trạng và tinh thần của khách tham dự.
2. Cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại
Một buổi sự kiện nào cũng vậy, cơ sở vật chất, âm thanh, ánh sáng chất lượng là yếu tố then chốt. Tính chất của buổi sự kiện là giao tiếp, tương tác và trao đổi qua lại trực tiếp với nhiều người. Bởi vậy, việc cung cấp những thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại và chất lượng sẽ giúp buổi sự kiện thành công hơn.
Bên cạnh đó, việc tìm đơn vị cho thuê hội trường tổ chức hội nghị, hội thảo cần chú trọng đến cơ sở như: bàn ghế, khăn trải, máy chiếu, nơ ghế, bảng, bút,.. cũng cần được chú trọng. Ngoài ra, hội trường luôn cần đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, khử mùi… Nhằm tạo sự nghiêm chỉnh, sang trọng cho buổi hội nghị, hội thảo.
3. Dịch vụ đính kèm
Thông thường, tùy thuộc vào từng khung chương trình, kịch bản mà ban tổ chức có yêu cầu dịch vụ đính kèm thêm hay không. Với những hội thảo cần hoạt động nhiều, làm việc trong một thời gian dài cần chú trọng về thực đơn chiêu đãi. Nếu có sự góp mặt của phần teabreak, nước trái cây hay trà hoặc cafe… Những món ăn trong ngày sẽ khiến khách mời của bạn yên tâm và thoải mái hơn đó!
Đa số, tiệc giao lưu hay nghỉ giải lao giữa giờ trong hội thảo thường có 2 lựa chọn: Thực đơn tự chọn hoặc trà cafe. Vì vậy, một lưu ý khi chọn thuê hội trường bạn cần chú trọng trong khâu teabreak nhé. Hãy để ý nơi tổ chức có đáp ứng được nhu cầu không? Đồng thời, khảo sát chất lượng menu & các món ăn có chất lượng, an toàn. Tất nhiên, chúng cần phù hợp với tính chất sự kiện của bạn nữa.
4. Thái độ nhân viên
Thái độ phục vụ và sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố bạn quan tâm khi chọn thuê hội trường tổ chức sự kiện. Đặc biệt, trong buổi sự kiện đầy trang trọng cùng những khách mời quan trọng thì nhu cầu này cần thiết hơn bao giờ hết. Do đó, khi đưa ra quyết định cuối cùng lựa chọn đơn vị cho thuê, bạn cần cân nhắc, xem xét kỹ lưỡng. Bởi, thái độ, tác phong phục vụ của nhân viên tại địa điểm như thế nào cũng ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công buổi lễ.
Vì sao nên chọn thuê hội trường Vplace
Vplace – đơn vị cho thuê hội trường uy tín, chất lượng trên thị trường. Hội trường Vplace là lựa chọn đa dạng và linh hoạt trong mục đích sử dụng. Như: thuê hội trường tổ chức sự kiện, thuê phòng đào tạo, thuê phòng hội thảo, workshop, phòng họp…
Suốt 12 năm kinh nghiệm và phát triển dịch vụ cho thuê hội trường, Vplace ngày càng chuyên nghiệp trong dịch vụ. Hiện nay, Vplace đang trở thành TOP những đơn vị cho thuê hội trường tin cậy trong mắt đối tác, quý khách hàng.
Đánh dấu chặng đường phát triển thành công, Vplace trải dài tại 5 cơ sở lớn hiện nay:
- Địa chỉ 1: Tầng 3, Tòa nhà 25T2 – N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, HN
- Địa chỉ 2: Tầng 4, Tòa nhà 29T2 – N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, HN
- Địa chỉ 3: Tầng 2, số 84 Duy Tân, Cầu Giấy, HN
- Địa chỉ 4: Hội trường 300 chỗ, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, HN
- Địa chỉ 5: Số 2 Đỗ Quang, Trung Hòa, Thanh Xuân, HN
Nhắc đến hội trường Vplace là nhắc đến phòng hội trường được thiết kế với tone đỏ – biểu tượng cho sự năng lượng và may mắn. Tại Vplace các phòng hội trường được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại: máy chiếu, máy tính bảng, hệ thống âm thanh, khăn phủ, wifi tốc độ cao, cây nước nóng lạnh, bút chỉ sidle,…
Bên cạnh đó, mô hình lớp học tại Vplace cũng được sắp xếp khá linh hoạt và đa dạng. Một số mô hình thường sử dụng như: mô hình chữ U, mô hình rạp hát, mô hình lớp học,..Cùng sức chứa đa dạng từ 40 – 300 chỗ, hoặc thậm chí 500 chỗ ngồi.
Ngoài việc cung cấp phòng hội trường đào tạo, Vplace còn mang đến khách hàng dịch vụ tiện ích thuận tiện. Trong đó: dịch vụ in ấn backdrop, dịch vụ teabreak, dịch vụ cung cấp máy tính, standee cho sự kiện…
Với sự đa dạng và tiện ích phong phú, khách hàng khi thuê hội trường Vplace chỉ cần bỏ ra một khoản hợp lý. Thông thường mức giá khoảng 300-400 nghìn/h đào tạo. Nhìn chung, mức giá sẽ có sự thay đổi tùy thuộc vào từng vị trí, dịch vụ, khách sử dụng. Đặc biệt, Vplace luôn có những ưu đãi dành cho các quý khách hàng có mức sử dụng thường xuyên tại hội trường.
Bằng niềm tin, sự tận tâm, chuyên nghiệp trong dịch vụ cho thuê, Vplace đã và đang trở thành đơn vị cho thuê uy tín của nhiều thương hiệu lớn. Đặc biệt như: Vinfast, BiboMart, Công ty HD Saison, Hệ thống Cricle K…
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ mà Vplace muốn chia sẻ với bạn về những điểm lưu ý cần nhớ khi chọn thuê hội trường. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị phù hợp để buổi hội nghị, hội thảo diễn ra thành công nhé. Đừng quên liên hệ ngay tới hotline: 0912.527.631 – 024.35574.077 của chúng tôi để được tư vấn!