Tổ chức hội thảo, hội nghị là hoạt động thường niên quen thuộc đối với bất kì công ty hay doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, các ý tưởng tổ chức hội thảo, hội nghị thường rất hạn chế, đi theo lối mòn đã cũ bởi việc phải cân bằng giữa các hoạt động tạo điểm nhấn riêng và duy trì bầu không khí trang trọng của chương trình. Dưới đây là 5 ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo ấn tượng độc đáo để các công ty, doanh nghiệp tạo dấu ấn riêng cho chương trình hội nghị hội thảo.
Ý Tưởng Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị – Địa Điểm Tổ Chức Mới Lạ, Ấn Tượng
Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi lễ. Thông thường, khi tổ chức event nói chung và tổ chức hội nghị hội thảo nói riêng đều phải chọn những nơi có không gian sang trọng, cách trang trí trang nhã và đem đến cho người tham dự cảm giác trang trọng. Và đây cũng là mô hình chung mà hầu hết các chương trình tổ chức sự kiện thường thực hiện theo. Điều này đã tạo nên sự nhàm chán và không gây ấn tượng cho đối tượng khách mời.
Chính vì thế, để tạo nên sự bứt phá, không đi theo khuôn khổ đã cũ bạn hãy một lần thay đổi địa điểm chương trình hội nghị hội thảo từ trang trọng, hào nhoáng sang mới mẻ, gần gũi. Hiện nay, có một xu hướng mới được khá nhiều đơn vị tổ chức sự kiện ưa chuộng và áp dụng cho tổ chức hội nghị hội thảo đó là tổ chức hội nghị tri ân khách hàng ở ngoài trời.
Một bữa tiệc ngoài trời diễn ra trong không gian rộng rãi, thoáng mát cùng các món nướng tỏa hương thơm ngào ngạt hấp dẫn sẽ tạo được cho những người tham dự bầu không khí thích thú, phấn khởi và hào hứng. Khách mời được hòa mình vào trong thiên nhiên thoáng đãng, mát mẻ sẽ đem lại những cảm giác vô cùng ấm cúng và thoải mái mà tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thông thường khó có được.
Ý Tưởng Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị – Khu Vực Tiếp Đón Độc Đáo, Sáng Tạo
Khu vực chào đón khách tham dự là điều đầu tiên gây ấn tượng cho khách mời và cũng là nơi thể hiện rõ nét chủ đề của sự kiện ngày hôm đó. Đầu tư vào khu vực chào đón khách tham dự buổi hội nghị như bố trí đèn trang trí, sắp đặt trò chơi team building trong nhà ở khu vực chào mừng, sẽ phần nào giúp khơi gợi không khí vui vẻ, hào hứng giữa các khách mời và đồng thời xây dựng sự kết nối tốt đẹp – điều mà tất cả các tổ chức hội nghị, hội thảo đều mong muốn hướng đến.
Bên cạnh đó, ở khu vực chào mừng khách, cũng là nơi thuận lợi nhất để các công ty thực hiện việc nhận diện thương hiệu bằng cách đặt logo cũng như các thông tin cần thiết về sản phẩm, dịch vụ. Bạn có thể lựa chọn các thiết kế background độc đáo, sáng tạo nhưng vẫn đảm bảo sự góp mặt của thương hiệu trong đó.
Đối với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc lựa chọn chất liệu làm background là điều không thể xem nhẹ. Ngoài những chất liệu phổ biến là bạt nilon, vải lụa, hoa giấy, meka, gỗ, da… thì sự phát triển vượt bậc của công nghệ cũng kéo theo một số ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo mới hiện đại ra đời và thiết kế background cũng không nằm ngoài mẫu số chung đó. Trong một vài năm trở lại đâ, thiết kế background 2D và 3D đang dần trở nên phổ biến nhất.
Ý Tưởng Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị – Đội Ngũ Nhân Sự Bài Bản, Chuyên Nghiệp
Tính chất chương trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đa phần đều yêu cầu sự trang trọng, vì thế người tham gia cũng sẽ khá ngần ngại chủ động tham gia các hoạt động sôi nổi, trò chơi tập thể trong nhà. Vì vậy, cho dù công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã cố gắng thiết kế và trang trí khu chào đón khách mời hoành tráng nhưng nếu khách hàng chỉ đi ngang qua và vào thẳng phòng hội nghị thì thật sự rất đáng tiếc.
Giải pháp cho vấn đề này rất đơn giản, ban tổ chức sự kiện hãy luôn lưu ý sắp xếp cho một vài nhân sự đứng tại khu vực tương tác, tổ chức chương trình trò chơi để mời khách cùng tham gia. Nhân sự đó có thể là nhân viên, mascot thương hiệu, PG hay thậm chí là leader của công ty. Chỉ cần một vài người bắt đầu trước, những khách mời đang đứng gần đó cũng sẽ dễ dàng được kéo vào không khí vui tươi ấy.
Ý Tưởng Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị – Đẩy Mạnh Hoạt Động Tương Tác
Tùy vào kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo và ý tưởng tổ chức event hội nghị ngày hôm đó mà tổ chức các hoạt động tương tác với khách hàng khác nhau. Nếu là tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể lồng ghép khéo léo các trò chơi trong nhà bằng câu hỏi & trả lời liên quan đến thông tin sản phẩm. Để từ đó, các khách hàng có cơ hội nhận các sản phẩm miễn phí khi chiến thắng trò chơi. Tuy nhiên, những hoạt động bên lề này cần được tính toán và cân đối hợp lý với thời gian tổ chức chương trình, tránh tổ chức trò chơi quá dài gây làm loãng nội dung chương trình.
Thế nhưng, khi tổ chức hội nghị khoa học hay quốc tế mang tính đặc thù, ban tổ chức cần lựa chọn những hoạt động có tính linh hoạt cao và có thể dễ dàng đổi mới theo mỗi kỳ sự kiện mà vẫn đảm bảo thu hút người tham gia.
Ý Tưởng Tổ Chức Hội Thảo, Hội Nghị – Tiết Mục Văn Nghệ Đặc Sắc
Trong những tổ chức buổi hội nghị hội thảo khách hàng thì việc lồng ghép các tiết mục văn nghệ trong chương trình được xem là hoạt động không thể thiếu. Đây là yếu tố giúp cho buổi hội nghị hội thảo thêm phần sôi động và vui tươi hơn. Mọi người được thưởng thức các tiết mục văn nghệ đặc sắc, hấp dẫn sẽ khiến tinh thần sẽ vui vẻ; phấn chấn để có thể làm việc tốt hơn, tập trung vào buổi hội nghị một cách tốt nhất.
Các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn lồng ghép một số tiết mục văn nghệ hấp dẫn như hát, múa, nhảy, ảo thuật, DJ, hài kịch… vào chương trình hội nghị hội thảo để làm nóng bầu không khí của buổi hội nghị. Hiện nay Viet Vision Team Building đang cung cấp dịch vụ cho thuê nhân sự phục vụ sự kiện bài bản, chuyên nghiệp, hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn chương trình hội nghị hội thảo thành công và hấp dẫn.
