Sự kiện muốn thành công rực rỡ không chỉ nhờ kịch bản hay, địa điểm đẹp hay dàn diễn giả xịn sò… mà còn cần một phương án truyền thông thật “ra trò”Hôm nay, chúng mình sẽ chia sẻ một công thức đơn giản mà hiệu quả, giúp bạn lên kế hoạch truyền thông sự kiện từ A đến Z, phù hợp với mọi loại hình: hội thảo, lễ ra mắt, workshop, khai trương, tri ân khách hàng, sự kiện nội bộ hay họp báo…
Xác định rõ mục tiêu truyền thông sự kiện
Truyền thông không phải là “làm cho vui”, mà là để đạt một mục tiêu cụ thể:
- Tăng nhận diện thương hiệu?
- Thu hút người tham dự?
- Tạo hiệu ứng lan tỏa?
- Bán vé, chốt đăng ký?
Mỗi mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến nội dung, thông điệp và kênh truyền thông bạn sử dụng. Ví dụ:
- Nếu bạn tổ chức một buổi hội thảo chuyên đề B2B – thì nên ưu tiên truyền thông trên các nền tảng chuyên nghiệp (LinkedIn, email marketing, PR báo chí).
- Nếu bạn tổ chức một sự kiện giải trí, nghệ thuật – nên đầu tư vào Facebook, TikTok, Influencer và các nội dung hình ảnh, video bắt trend.
Lập timeline truyền thông chi tiết theo 3 giai đoạn
Một sự kiện tốt cần được “kể câu chuyện” một cách hấp dẫn trước – trong – và sau sự kiện.
Trước sự kiện (2–4 tuần):
- Thiết kế key visual, poster, landing page
- Đăng bài giới thiệu: chủ đề, thời gian, địa điểm, diễn giả, ưu đãi
- Mở đăng ký, bán vé sớm, gắn link form
- Chạy quảng cáo Facebook/Google (nếu cần)
- Gửi email mời tham dự
Mẹo: Đừng chỉ đăng một lần rồi để đó! Hãy có loạt bài theo series: đếm ngược, bật mí dàn khách mời, chia sẻ hậu trường chuẩn bị…
Trong sự kiện:
- Livestream (nếu phù hợp)
- Quay video ngắn, story hậu trường
- Chụp ảnh “check-in liền tay” và đăng real-time
- Mời KOL/MC/khách mời chia sẻ cảm nhận
Mẹo: Hãy chuẩn bị một team media “ẩn thân” để bắt được những khoảnh khắc xịn nhất. Hình ảnh thật chính là truyền thông hiệu quả nhất.
Sau sự kiện:
- Đăng ảnh recap, video highlight
- Gửi email cảm ơn + tài liệu (nếu có)
- Đăng feedback khách mời
- Viết bài tổng kết có dẫn link báo chí, truyền thông
Mẹo: “Sự kiện đã qua, nhưng dư âm còn lại” – đây là thời điểm vàng để củng cố hình ảnh thương hiệu và xây
Chọn đúng kênh truyền thông – đúng người, đúng thông điệp
Mỗi kênh sẽ có thế mạnh riêng, đừng rải truyền thông như rắc cơm cho chim!
Kênh online:
- Facebook: phủ rộng, tương tác cao, dễ chạy ads
- Email marketing: chuyên sâu, cá nhân hóa
- Báo điện tử: tăng uy tín, bền vững
- TikTok/Instagram: dành cho sự kiện trẻ trung, bắt trend
- Website/Landing page: nơi hội tụ toàn bộ thông tin sự kiện
Kênh offline:
- Poster, standee tại địa điểm
- Quà tặng có logo thương hiệu
- Thiệp mời, thư ngỏ gửi trực tiếp đến khách hàng VIP
Tạo điểm nhấn nội dung – kể một câu chuyện đáng nhớ
Người ta nhớ đến một thông điệp xúc động, một câu nói hài hước, một hình ảnh độc đáo – chứ không phải những thông tin khô khan.
Gợi ý:
- Dùng slogan đắt giá cho sự kiện
- Đặt tên sự kiện “nghệ một tí” (thay vì “Hội thảo về ERP”, hãy thử “Giải mã chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ”)
- Tạo thử thách hoặc minigame online để khuấy động trước sự kiện
- Phỏng vấn diễn giả trước sự kiện – tăng sự háo hức
- Dùng câu chuyện thật: “Chúng tôi từng gặp khó khăn ABC, và sự kiện này chính là bước ngoặt…”
Hợp tác truyền thông – cộng hưởng sức mạnh
Đừng truyền thông một mình! Hãy kết nối với:
- KOL/Influencer phù hợp lĩnh vực
- Đối tác đồng tổ chức
- Báo chí, blogger, fanpage ngành
Chính những người tham dự cũng sẽ giúp bạn lan tỏa – nếu bạn chuẩn bị nội dung “có tâm” để họ dễ chia sẻ
Tip nhỏ: chuẩn bị sẵn caption mẫu + hashtag chính thức để khách dễ dàng đăng bài chia sẻ.
Một số sai lầm thường gặp khi làm truyền thông sự kiện (và cách tránh!)
| ❌ Sai lầm phổ biến | ✅ Cách khắc phục |
| Đăng một lần rồi “bỏ xó” | Lên kế hoạch nội dung theo tuần |
| Dùng hình ảnh mờ, thiếu chuyên nghiệp | Đầu tư thiết kế key visual từ đầu |
| Nội dung dài dòng, thiếu điểm nhấn | Dùng bullet points, ảnh minh họa |
| Gửi thư mời chung chung, không cá nhân hóa | Tùy chỉnh nội dung theo từng nhóm khách |
| Không đo lường hiệu quả truyền thông | Theo dõi lượt tương tác, chuyển đổi qua từng kênh |
Lời kết: Truyền thông sự kiện – đừng “làm cho có”, hãy “làm có gu”. Một kế hoạch truyền thông tốt không chỉ giúp bạn có nhiều người tham dự, mà còn khiến thương hiệu của bạn tỏa sáng đúng cách. Và nếu bạn đang cần một đội ngũ đồng hành từ lên ý tưởng – truyền thông – setup không gian – tổ chức sự kiện, thì hãy inbox ngay cho Vplace – nơi biến mọi kế hoạch của bạn thành hiện thực, chuyên nghiệp và đầy cảm hứng.
📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói
🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace:
🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.
📞 Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
