Những việc cần lưu ý khi tổ chức sự kiện khai giảng năm học 2025-2026

Tổ chức sự kiện lễ khai giảng là dấu mốc quan trọng mở ra một năm học mới, không chỉ mang tính chất nghi lễ mà còn là cơ hội để truyền cảm hứng, tạo dấu ấn tích cực cho học sinh – sinh viên, phụ huynh và cả đội ngũ giáo viên. Việc tổ chức một buổi lễ khai giảng thành công đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo, chuyên nghiệp và tính toán kỹ lưỡng ở từng khâu. Dưới góc nhìn của Vplace – đơn vị có kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện giáo dục lớn nhỏ – chúng tôi xin chia sẻ những việc cần lưu ý để buổi lễ khai giảng năm học 2025-2026 trở nên trọn vẹn, ý nghĩa và đáng nhớ.

Xác định rõ mục tiêu và thông điệp của tổ chức sự kiện lễ khai giảng

Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, đơn vị tổ chức cần xác định rõ ràng:

Thông điệp cốt lõi mà buổi lễ muốn truyền tải là gì? (Ví dụ: truyền cảm hứng học tập, lan tỏa tinh thần đổi mới, giới thiệu sứ mệnh nhà trường…)
Đối tượng tham dự chính là ai? (Học sinh tiểu học, sinh viên đại học, phụ huynh, giáo viên, đại biểu…)
Tính chất sự kiện: trang trọng – gần gũi – sáng tạo hay truyền thống – chuẩn mực?
Việc định hình rõ mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp các bước tiếp theo như xây dựng nội dung, lựa chọn không gian, sắp xếp chương trình… được đồng bộ và hiệu quả hơn.

Chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Tùy thuộc vào quy mô và ngân sách, đơn vị tổ chức có thể lựa chọn:

Sân trường (nếu tổ chức nội bộ, quy mô nhỏ)
Hội trường tại cơ sở giáo dục
Thuê hội trường chuyên nghiệp bên ngoài như tại Vplace (thích hợp khi cần không gian trang trọng, đầy đủ trang thiết bị, hỗ trợ tổ chức trọn gói).

Những tiêu chí cần lưu ý khi chọn địa điểm:

Vị trí trung tâm, dễ tìm, thuận tiện di chuyển.
Có hệ thống âm thanh – ánh sáng – màn hình LED hỗ trợ các tiết mục biểu diễn và truyền thông.
Sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự.
Có dịch vụ hỗ trợ đi kèm như: tiếp tân, phục vụ tiệc nhẹ, trang trí không gian, chụp ảnh – quay phim…

Xây dựng nội dung chương trình khoa học, hợp lý

Một chương trình khai giảng thường gồm các phần cơ bản:

Đón tiếp đại biểu, học sinh – sinh viên
Văn nghệ mở màn
Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
Phát biểu của lãnh đạo trường, khách mời
Đánh trống khai giảng
Trao thưởng (nếu có)
Các tiết mục biểu diễn chào mừng, hoạt động kết nối

Tuy nhiên, cần tối ưu thời lượng chương trình (nên trong khoảng 60–90 phút) để đảm bảo không gây mệt mỏi cho học sinh, đặc biệt là cấp tiểu học.

Việc xen kẽ các tiết mục văn nghệ, trình chiếu video, hoạt động gắn kết… sẽ giúp không khí buổi lễ sinh động, lôi cuốn và dễ ghi nhớ hơn.

Chuẩn bị kỹ lưỡng về kỹ thuật và hậu cần

Âm thanh – ánh sáng – trình chiếu là ba yếu tố không thể thiếu và cần được chạy thử kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện.
Kịch bản dẫn chương trình (MC) cần có bản tổng thể và chi tiết cho từng phút, phân vai rõ ràng cho từng bộ phận.
Phương án dự phòng thời tiết (nếu tổ chức ngoài trời) và các sự cố kỹ thuật.
Vấn đề an ninh, y tế cần được chuẩn bị nếu có số lượng người tham dự đông.
Tại Vplace, khách hàng tổ chức khai giảng thường được hỗ trợ gói kỹ thuật trọn gói, với nhân sự túc trực điều chỉnh mọi khâu từ âm thanh đến hình ảnh trình chiếu.

Trang trí không gian sự kiện

Tùy theo chủ đề năm học mới mà việc trang trí nên có tính nhất quán và nổi bật, thể hiện được tinh thần của nhà trường.

Một số ý tưởng:

Cổng chào bằng bóng bay, backdrop, thảm đỏ chụp ảnh lưu niệm.
Trang trí sân khấu với màu sắc nhẹ nhàng – năng động phù hợp từng độ tuổi.
Các góc check-in sáng tạo, sử dụng bảng thông điệp, khung hình dễ thương cho học sinh – sinh viên.
Không gian sự kiện tại Vplace có thể được trang trí theo yêu cầu riêng, hoặc chọn mẫu thiết kế có sẵn để tiết kiệm thời gian, chi phí.

Quà tặng và kỷ niệm chương

Những phần quà nhỏ như:

Huy hiệu, sổ tay đầu năm học, móc khóa
Ảnh chụp tại sự kiện
Video tổng kết sự kiện

…sẽ giúp người tham dự cảm nhận được sự quan tâm, chỉn chu và chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Đây cũng là một cách tinh tế để lưu lại kỷ niệm đầu năm học mới.

Ghi nhận ý kiến và truyền thông sau sự kiện

Sau sự kiện, đừng quên:

Gửi lời cảm ơn qua email, tin nhắn, fanpage
Đăng tải hình ảnh, video nổi bật của buổi lễ
Ghi nhận ý kiến đóng góp từ phụ huynh, học sinh và khách mời
Điều này không chỉ tạo thiện cảm mà còn giúp hoàn thiện cho những chương trình tiếp theo.

Lễ khai giảng không đơn thuần là một buổi lễ khởi đầu năm học, mà còn là cánh cửa mở ra cảm hứng học tập và tinh thần phấn khởi cho cả học sinh – sinh viên và đội ngũ giáo viên. Việc tổ chức một buổi khai giảng chỉn chu, ấm áp và có điểm nhấn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa kịch bản, không gian, kỹ thuật và cả cảm xúc.

Lời kết: Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều cơ sở giáo dục từ mầm non đến đại học, Vplace cam kết mang đến không gian tổ chức sự kiện khai giảng chuyên nghiệp – cảm xúc – tiết kiệm, giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm từ khâu chuẩn bị đến khi sự kiện kết thúc. Liên hệ với Vplace ngay hôm nay để được tư vấn kịch bản lễ khai giảng 2025-2026 phù hợp nhất cho trường bạn!
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>