Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi thuê hội trường tổ chức sự kiện

Thuê hội trường tổ chức sự kiện tưởng chừng là một công việc đơn giản, nhưng trên thực tế lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng. Không ít chương trình gặp sự cố về không gian, kỹ thuật hay chi phí phát sinh chỉ vì những sai lầm phổ biến ngay từ khâu lựa chọn địa điểm.

Việc nhận diện sớm các sai lầm này sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

Chọn hội trường chỉ dựa trên giá thuê

Sai lầm phổ biến nhất là đặt nặng yếu tố giá rẻ mà bỏ qua các tiêu chí quan trọng khác. Một hội trường có giá thấp nhưng thiếu trang thiết bị, dịch vụ hỗ trợ hạn chế hoặc phát sinh nhiều chi phí ẩn có thể khiến tổng chi phí cuối cùng cao hơn dự kiến.

Doanh nghiệp nên cân nhắc tổng thể giữa giá thuê, dịch vụ đi kèm và giá trị thực tế nhận được.

Không xác định rõ mục tiêu và tính chất sự kiện

Nhiều doanh nghiệp thuê hội trường khi chưa làm rõ:

Sự kiện mang tính hội nghị, đào tạo hay tiệc
Mức độ trang trọng cần có
Mục tiêu chính của chương trình

Việc không xác định rõ tính chất sự kiện dễ dẫn đến lựa chọn không gian không phù hợp, khiến trải nghiệm của người tham dự bị ảnh hưởng.

Ước lượng sai số lượng khách mời

Thuê hội trường quá nhỏ sẽ gây chật chội, thiếu thoải mái; trong khi hội trường quá lớn lại tạo cảm giác trống trải, thiếu kết nối. Đây là sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp:

Không dự trù tỷ lệ tham dự thực tế
Không có phương án điều chỉnh quy mô

Việc lựa chọn hội trường có sức chứa linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn.

Bỏ qua yếu tố vị trí và giao thông

Một hội trường đẹp nhưng nằm ở vị trí khó di chuyển có thể ảnh hưởng trực tiếp đến:

Tỷ lệ khách tham dự đúng giờ
Tâm lý và trải nghiệm của người tham gia

Doanh nghiệp nên ưu tiên các hội trường nằm tại khu vực trung tâm hoặc gần trục giao thông thuận tiện, đặc biệt với sự kiện có khách mời đông.

Không kiểm tra kỹ trang thiết bị và kỹ thuật

Âm thanh kém, màn hình trình chiếu mờ, ánh sáng không phù hợp là những lỗi dễ gặp nếu doanh nghiệp không khảo sát kỹ. Sai lầm này thường xảy ra khi:

Không test thiết bị trước ngày diễn ra
Không hỏi rõ về nhân sự kỹ thuật hỗ trợ

Đối với sự kiện doanh nghiệp, yếu tố kỹ thuật ổn định là điều không thể xem nhẹ.

Chủ quan với dịch vụ hỗ trợ và vận hành

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần thuê không gian là đủ, mà quên rằng sự kiện còn cần:

Nhân sự hỗ trợ setup
Kỹ thuật trực trong suốt chương trình
Hậu cần như teabreak, tiệc nhẹ

Thiếu sự hỗ trợ chuyên nghiệp dễ khiến bộ phận tổ chức bị quá tải và sự kiện thiếu chỉn chu.

Không làm rõ chi phí phát sinh ngay từ đầu

Chi phí phát sinh là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp “đau đầu” sau sự kiện. Nguyên nhân thường đến từ:

Chưa hỏi rõ về thời gian phát sinh ngoài giờ
Chi phí thêm thiết bị, nhân sự
Phí setup, tháo dỡ

Một báo giá chi tiết và minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro này.

Không khảo sát thực tế trước khi quyết định

Chỉ xem hình ảnh hoặc thông tin online mà không khảo sát trực tiếp có thể dẫn đến sự chênh lệch giữa kỳ vọng và thực tế. Khảo sát thực tế giúp doanh nghiệp:

Đánh giá chính xác không gian
Kiểm tra dịch vụ và thái độ hỗ trợ
Phát hiện sớm các vấn đề có thể phát sinh

Không gian sự kiện là một phần của hình ảnh doanh nghiệp. Việc chọn hội trường không phù hợp với phong cách thương hiệu có thể làm giảm giá trị chương trình, đặc biệt với các sự kiện có yếu tố truyền thông.

Không có phương án dự phòng

Sự kiện luôn tiềm ẩn rủi ro. Doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi:

Không chuẩn bị phương án kỹ thuật dự phòng
Không có kế hoạch xử lý sự cố

Một hội trường có kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong khâu vận hành.

Những sai lầm khi thuê hội trường tổ chức sự kiện phần lớn xuất phát từ việc thiếu kinh nghiệm và đánh giá chưa toàn diện. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, xác định rõ nhu cầu và lựa chọn hội trường có dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh được rủi ro và tổ chức sự kiện thành công.

Lời kết: Với kinh nghiệm tổ chức đa dạng loại hình sự kiện, hệ thống hội trường linh hoạt và dịch vụ trọn gói, Vplace là đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp khi thuê hội trường tổ chức sự kiện.