Những lưu ý thường gặp về sân khấu tổ chức sự kiện

Khi nhắc đến một sự kiện thành công, sân khấu chính là điểm nhấn không thể thiếu. Đó là nơi mọi ánh mắt hướng về, là trung tâm của mọi hoạt động, và cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cảm xúc, trải nghiệm và hiệu quả truyền tải thông điệp của chương trình. Tuy nhiên, rất nhiều đơn vị tổ chức – từ doanh nghiệp cho đến các nhóm cộng đồng, sinh viên – thường bỏ qua các chi tiết quan trọng khi thiết kế và thi công sân khấu, dẫn đến những sự cố đáng tiếc. Vậy đâu là những lưu ý thường gặp về sân khấu tổ chức sự kiện mà bạn cần nắm vững?

Kích thước sân khấu phù hợp với quy mô sự kiện

Kích thước sân khấu nên được tính toán dựa trên:

Số lượng khách tham dự
Mục đích sử dụng sân khấu: trình diễn văn nghệ, hội thảo, tọa đàm, gameshow,…
Không gian nơi đặt sân khấu: hội trường kín hay không gian ngoài trời
- Sân khấu quá nhỏ sẽ khiến chương trình bị bó hẹp, mất điểm nhấn.
- Ngược lại, sân khấu quá lớn so với quy mô sự kiện lại khiến khách tham dự có cảm giác “trống trải” và gây lãng phí.

Gợi ý: Với các sự kiện dưới 100 khách, sân khấu nên rộng từ 4m–6m chiều ngang, sâu khoảng 3m–4m. Với hội trường trên 200 khách, sân khấu nên tối thiểu 8m ngang x 5m sâu.

Kết cấu và độ an toàn của sân khấu

Sự an toàn là yếu tố bắt buộc trong thi công sân khấu:

Khung sân khấu cần vững chắc, lắp ráp kỹ càng, không ọp ẹp
Mặt sàn nên được trải thảm chống trơn trượt
Nếu có bậc lên xuống, cần có tay vịn, băng dính đánh dấu mép bậc
Với sân khấu ngoài trời, cần gia cố chống gió, tránh trường hợp đổ, nghiêng

Đã có nhiều tai nạn xảy ra do sân khấu thiếu an toàn: trượt ngã, sập bục đứng, dây điện hở gây chập cháy… Những sự cố này không chỉ ảnh hưởng đến chương trình mà còn ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức.

Bố trí ánh sáng sân khấu hợp lý

Ánh sáng đóng vai trò quan trọng trong việc làm nổi bật nội dung trình diễn và nhân vật trên sân khấu:

Nên dùng đèn par LED, đèn follow, moving head để tạo hiệu ứng sinh động
Phân bổ ánh sáng đồng đều, tránh “điểm chết” tối trên sân khấu
Đèn không nên rọi thẳng vào mắt người trình bày hoặc khán giả
Với sự kiện trực tuyến hoặc có quay phim, nên có đèn chiếu bổ sung từ phía trước (đèn face) để khuôn mặt nhân vật rõ nét

Gợi ý: Ánh sáng nền nên được điều chỉnh theo chủ đề sự kiện – ví dụ, ánh sáng vàng ấm cho buổi tọa đàm, ánh sáng đổi màu linh hoạt cho đêm gala.

Âm thanh trên sân khấu – không thể làm qua loa

Đừng bao giờ đánh giá thấp vai trò của hệ thống âm thanh:

Micro phải hoạt động ổn định, không hú, rè, mất tiếng
Loa sân khấu cần đặt đúng vị trí, đảm bảo âm thanh lan tỏa đều khắp khán phòng
Nên có kỹ thuật viên âm thanh chuyên trách để xử lý sự cố phát sinh
Với các chương trình có ca hát, biểu diễn nghệ thuật, âm thanh sân khấu cần đạt chuẩn biểu diễn, có bàn mixer điều chỉnh chuyên nghiệp.

Thiết kế backdrop, màn hình LED trên sân khấu

Backdrop chính là “gương mặt đại diện” cho sự kiện:

Nếu dùng backdrop in bạt: cần căng phẳng, không nhăn nhúm, màu sắc chuẩn
Nếu dùng màn LED: cần kiểm tra độ phân giải, độ sáng, tránh lỗi kỹ thuật như hình ảnh giật, đứng hình, điểm chết
Thiết kế backdrop nên đồng bộ với chủ đề, màu sắc thương hiệu và thông điệp truyền thông, tránh tình trạng “rối mắt” hoặc quá sơ sài.

Hệ thống điện, dây dẫn phải an toàn tuyệt đối

Các thiết bị sân khấu thường tiêu thụ điện năng lớn: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, quạt công suất lớn…

Vì vậy:

Phải có nguồn điện đủ công suất, tránh sập nguồn
Dây điện, dây micro, dây loa… phải được đi gọn, có bọc bảo vệ, tránh vấp ngã
Có ổn áp hoặc máy phát điện dự phòng nếu chương trình quan trọng

Setup lối lên – xuống sân khấu tiện lợi, an toàn

Có lối lên – xuống rõ ràng, bậc thang chắc chắn, không trơn
Nếu có khách mời lớn tuổi hoặc nghệ sĩ mặc trang phục dài, nên có người hỗ trợ
Nên đánh dấu lối đi bằng đèn hoặc biển chỉ dẫn, nhất là khi ánh sáng mờ

Trang trí sân khấu phù hợp với nội dung chương trình

Tùy theo từng loại hình sự kiện – hội thảo, sinh nhật, họp báo, văn nghệ,… mà phong cách trang trí sân khấu sẽ khác nhau:

Với hội nghị, hội thảo: nên tối giản, lịch sự, nhấn vào backdrop và bục phát biểu
Với lễ kỷ niệm, sinh nhật công ty: nên trang trí thêm bong bóng, hoa, banner
Với sự kiện sinh viên: có thể thêm đèn led, hiệu ứng sân khấu, bảng vinh danh, thùng bốc thăm,…

Nguyên tắc: Trang trí phải đồng bộ với concept tổng thể, không lòe loẹt quá mức và tránh làm che khuất tầm nhìn.

Thử sân khấu tổng duyệt trước sự kiện

Dù sân khấu có chuyên nghiệp đến đâu, bạn vẫn nên có buổi tổng duyệt đầy đủ trước khi sự kiện chính thức diễn ra:

Kiểm tra ánh sáng – âm thanh – nội dung chiếu
Thử micro, đường lên xuống sân khấu
Chạy chương trình theo timeline
Phát hiện điểm chưa hợp lý và điều chỉnh kịp thời

Chọn đơn vị thi công sân khấu uy tín

Cuối cùng, nếu bạn không có kinh nghiệm trong việc dựng sân khấu, hãy để việc này cho đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Họ có đầy đủ thiết bị, nhân sự thi công và kỹ thuật viên
Hiểu rõ tiêu chuẩn an toàn và kỹ thuật
Hỗ trợ bạn thiết kế sân khấu đúng theo yêu cầu và ngân sách

Sân khấu không chỉ đơn thuần là nơi “đứng nói chuyện” – đó là trung tâm kết nối giữa người tổ chức và khán giả, là không gian truyền tải thông điệp, cảm xúc và hình ảnh thương hiệu. Việc đầu tư cho một sân khấu chỉn chu, an toàn, thẩm mỹ là cách bạn nâng tầm sự kiện một cách thiết thực nhất.

Lời kết: Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị thi công – setup sân khấu sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, hãy liên hệ Vplace để được hỗ trợ tận tình từ thiết kế đến lắp đặt trọn gói.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>