Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trong dịp hè

Mùa hè – khoảng thời gian sôi động nhất trong năm – cũng là mùa “cao điểm” của các sự kiện như: hội nghị sơ kết 6 tháng, chương trình tri ân khách hàng, các trại hè cho học sinh – sinh viên, lễ ra mắt sản phẩm, sự kiện kết nối nội bộ hoặc team building kết hợp training. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện vào mùa hè cũng tiềm ẩn không ít thách thức: thời tiết oi nóng, thời gian nghỉ hè trùng lịch, chi phí thuê địa điểm cao hơn, khách mời vắng mặt vì du lịch, v.v…

Để sự kiện mùa hè của bạn không chỉ “mát mẻ về trải nghiệm” mà còn “nóng bỏng về hiệu quả”, dưới đây là những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trong dịp hè – được tổng hợp từ kinh nghiệm của Vplace, đơn vị chuyên cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Hà Nội.

Chọn địa điểm tổ chức sự kiện có điều hòa mạnh, cách nhiệt tốt

Đây là ưu tiên số một trong mùa hè nắng nóng. Nhiệt độ ngoài trời tại Hà Nội và miền Bắc thường dao động từ 35–40 độ C, độ ẩm cao dễ khiến khách mời mất năng lượng, khó tập trung.

Giải pháp:

Ưu tiên hội trường có hệ thống điều hòa âm trần 2 chiều công suất lớn.
Không gian phải kín, có chống nắng tốt, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp xuyên cửa kính.
Nên kiểm tra trước khoảng 1–2 ngày, thử bật điều hòa và chạy test hệ thống.

Tại Vplace, toàn bộ hội trường đều được trang bị điều hòa âm trần với thiết kế cách âm – cách nhiệt 2 lớp, đảm bảo sự kiện diễn ra dễ chịu dù giữa trưa hè.

Thời gian tổ chức lý tưởng vào sáng hoặc chiều muộn

Tránh tổ chức vào khung giờ từ 11h – 14h, đây là thời điểm nóng đỉnh điểm trong ngày và cũng khiến khách mời dễ mệt mỏi, mất tập trung.

Khuyến nghị:

Với sự kiện hội thảo, đào tạo: nên bắt đầu lúc 8h30 – 11h30.
Với sự kiện tri ân, lễ ra mắt: nên tổ chức từ 16h – 19h, kết hợp tiệc nhẹ hoặc buffet.
Đối với sự kiện ngoài trời, nên chọn khung chiều muộn – sau 17h để giảm rủi ro say nắng, cháy da.

Tối ưu trang phục & dresscode phù hợp mùa hè

Mùa hè là thời điểm thích hợp để lựa chọn dresscode thoải mái, năng động thay vì đồ công sở dày cộp hay đồng phục trang trọng.

Gợi ý:

Trang phục sáng màu, thoáng mát như cotton, linen.
Với sự kiện trẻ trung, có thể chọn áo thun đồng phục, váy suông, giày sneaker.
Nếu bắt buộc mặc vest, nên chọn loại vải lạnh hoặc chất liệu hút ẩm.

Đừng quên thông báo dresscode trong thư mời để khách mời chuẩn bị trước, tránh khó xử.

Chú trọng setup nước uống – giải khát xuyên suốt chương trình

Khách tham dự mùa hè thường mất nước nhanh, do đó khu vực refreshment cần được chăm chút kỹ hơn.

Tối thiểu nên có:

Nước lọc mát (bình lớn hoặc chai nhỏ)
Trà lạnh, nước ép trái cây nhẹ (cam, dưa hấu)
Trà chanh, nước dừa, detox – thay cho cà phê nóng

Setup nước uống ngay tại lối vào, không gian nghỉ giữa chương trình hoặc đặt trên bàn hội nghị nếu sự kiện kéo dài.

Kiểm tra thiết bị điện – âm thanh – ánh sáng kỹ lưỡng

Mùa hè thường dễ xảy ra sự cố mất điện, chập cháy do quá tải điện lưới hoặc trời giông.

Yêu cầu:

Địa điểm có nguồn điện ổn định, có máy phát dự phòng.
Thiết bị trình chiếu (máy chiếu, màn LED) phải được kiểm tra quạt tản nhiệt.
Loa đài không bị nhiễu sóng (do độ ẩm cao), cần test kỹ trước giờ G.

Tại Vplace, hệ thống âm thanh – ánh sáng được bảo trì định kỳ theo mùa, luôn có kỹ thuật viên trực onsite.

Nội dung sự kiện nên ngắn gọn, dễ tiếp thu

Trời nắng nóng khiến não bộ khó tiếp thu thông tin phức tạp, do đó nội dung cần:

Chia thành các phần nhỏ dễ theo dõi
Kết hợp minigame hoặc hoạt động tương tác giúp tạo hứng thú
Nếu có trình chiếu, nên dùng slide hình ảnh thay vì văn bản dài dòng

Mỗi 90 phút nên có 1 break nghỉ 10–15 phút, giúp khách lấy lại năng lượng.

Xây dựng phương án dự phòng cho thời tiết

Với các sự kiện ngoài trời như team building, triển lãm, hoạt động giới thiệu sản phẩm… thì rủi ro mưa giông bất ngờ là điều cần chuẩn bị sẵn:

✅ Có phương án chuyển vào trong nhà nếu mưa

✅ Chuẩn bị lều, mái che, quạt công suất lớn

✅ Luôn theo dõi thời tiết sát ngày diễn ra sự kiện (qua Accuweather hoặc dự báo từ Ban tổ chức)

Chăm sóc khách mời kỹ lưỡng hơn

Sự kiện mùa hè thành công phụ thuộc rất lớn vào trải nghiệm của khách tham dự. Hãy chuẩn bị thêm những điều nhỏ nhưng tinh tế:

Khăn lạnh đặt trên ghế
Quạt cầm tay in logo đơn vị
Welcome drink ngay từ lối vào
Nhân viên tiếp đón vui vẻ, chu đáo

Những chi tiết này thể hiện sự chỉn chu của đơn vị tổ chức, tạo thiện cảm sâu sắc trong lòng khách mời.

Ước lượng chi phí sát với mùa cao điểm

Mùa hè là cao điểm tổ chức sự kiện nên chi phí thường tăng:

Giá thuê hội trường
Chi phí nhân sự, MC, âm thanh ánh sáng
Giá dịch vụ ăn uống, teabreak

Cần làm việc sớm với các nhà cung cấp và chốt hợp đồng sớm ít nhất 2 tuần để giữ giá và chủ động lịch.

Tại Vplace, chúng tôi có chính sách ưu đãi đặc biệt cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện mùa hè, hỗ trợ chi phí cho các đơn vị tổ chức đào tạo, sơ kết, tri ân khách hàng giữa năm.

Lời kết: Tổ chức sự kiện vào mùa hè vừa là thách thức, vừa là cơ hội để thể hiện sự chuyên nghiệp, linh hoạt và sáng tạo của đơn vị tổ chức. Chỉ cần bạn chuẩn bị kỹ – lên kế hoạch sớm – và chọn đối tác tin cậy, sự kiện mùa hè sẽ để lại ấn tượng tuyệt vời trong lòng khách mời. Nếu bạn cần địa điểm tổ chức sự kiện mát mẻ, hiện đại, tiện nghi tại Hà Nội – đừng ngần ngại liên hệ Vplace – Hội trường cho thuê chuyên nghiệp, nơi đồng hành cùng hàng trăm sự kiện mỗi năm!
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>