Mẹo thuê agency tổ chức sự kiện cho đơn vị

Việc thuê một agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, ấn tượng. Tuy nhiên, để tìm được đơn vị phù hợp, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây.

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi tìm kiếm agency, bạn cần xác định rõ:

Mục tiêu sự kiện: Quảng bá thương hiệu, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm hay team building?
Quy mô sự kiện: Bao nhiêu khách mời? Tổ chức ở đâu?
Ngân sách: Mức chi phí dự kiến để tối ưu lựa chọn.
Thời gian tổ chức: Lên kế hoạch càng sớm càng tốt để có nhiều phương án phù hợp.

Chọn agency có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn

Không phải agency nào cũng phù hợp với mọi sự kiện. Hãy tìm đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện cùng ngành nghề với bạn để đảm bảo sự chuyên nghiệp.

Cách kiểm tra năng lực agency:

Xem portfolio: Các dự án đã thực hiện có đúng phong cách bạn muốn không?
Đọc phản hồi khách hàng: Những doanh nghiệp từng hợp tác đánh giá thế nào?
Kiểm tra đội ngũ nhân sự: Có đủ chuyên môn và sáng tạo không?

Kiểm tra các dịch vụ đi kèm

Một agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm:

Lên ý tưởng & kịch bản chương trình
Cung cấp địa điểm, trang thiết bị
Thiết kế & thi công sân khấu, backdrop
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, livestream
Nhân sự hỗ trợ: MC, PG, ban nhạc, quay phim, chụp ảnh…
Dịch vụ ăn uống: Teabreak, tiệc mặn/ngọt

Mẹo nhỏ: Chọn agency có thể xử lý toàn bộ quy trình từ A-Z sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro khi phải làm việc với nhiều đơn vị khác nhau.

Đàm phán chi phí minh bạch

Ngân sách sự kiện luôn là vấn đề quan trọng. Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu agency cung cấp:

Báo giá chi tiết, bao gồm từng hạng mục cụ thể.
Cam kết không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.
Chính sách hoàn hủy hợp đồng trong trường hợp sự kiện bị thay đổi.

Mẹo tiết kiệm chi phí: Nếu ngân sách có hạn, bạn có thể trao đổi với agency về những hạng mục có thể tối ưu hoặc lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

Kiểm tra hợp đồng trước khi ký kết

Trước khi chính thức hợp tác, hãy đảm bảo hợp đồng giữa hai bên có đầy đủ các điều khoản quan trọng như:

Phạm vi công việc
Thời gian & địa điểm tổ chức
Chi phí & hình thức thanh toán
Điều khoản bồi thường nếu sự kiện gặp sự cố

Giám sát quá trình triển khai

Mặc dù agency là đơn vị tổ chức sự kiện, nhưng doanh nghiệp vẫn cần theo dõi tiến độ để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

Thống nhất timeline làm việc và cập nhật tiến độ định kỳ.
Duyệt các hạng mục quan trọng: Concept, thiết kế, nội dung chương trình…
Kiểm tra thực tế trước ngày diễn ra sự kiện để tránh sai sót.

Kết luận: Thuê agency tổ chức sự kiện không chỉ giúp doanh nghiệp có một chương trình chuyên nghiệp mà còn tối ưu thời gian và chi phí. Với những mẹo trên, bạn sẽ dễ dàng tìm được đơn vị phù hợp, đảm bảo sự kiện thành công mỹ mãn! Cần tư vấn thêm? Hãy liên hệ ngay để được hỗ trợ.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>