Kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm của doanh nghiệp

Khi một năm khép lại, các doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện cuối năm– hay còn gọi là Year End Party – như một dịp để nhìn lại hành trình đã qua, ghi nhận thành tích, tri ân nhân sự và tạo không khí gắn kết nội bộ. Tuy nhiên, để chương trình cuối năm không rơi vào sự nhàm chán, lặp lại và tốn kém mà thiếu hiệu quả, các doanh nghiệp cần có một kế hoạch tổ chức chi tiết, chuyên nghiệp và phù hợp với mục tiêu nội bộ. Vậy, làm thế nào để xây dựng được kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm chỉn chu, tiết kiệm chi phí mà vẫn ấn tượng, truyền cảm hứng? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây!

Mục tiêu của sự kiện cuối năm là gì?

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu tổ chức sự kiện cuối năm. Một sự kiện thành công không nhất thiết phải hoành tráng, nhưng chắc chắn phải đạt được mục tiêu rõ ràng. Một số mục tiêu phổ biến bao gồm:

Tổng kết hoạt động trong năm: Báo cáo kết quả kinh doanh, dự án, các chỉ số KPI.
Tôn vinh, khen thưởng cá nhân/đội nhóm xuất sắc: Nhằm ghi nhận đóng góp và truyền động lực cho năm mới.
Tăng cường gắn kết nội bộ: Giao lưu, trò chơi, teambuilding nhẹ, tiệc tùng để xóa bỏ khoảng cách giữa các phòng ban.
Truyền thông thương hiệu nội bộ: Thể hiện văn hóa doanh nghiệp, phong cách làm việc, tầm nhìn và giá trị cốt lõi.
Ra mắt kế hoạch năm mới: Định hướng chiến lược, mục tiêu cho năm tiếp theo.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm: Các bước không thể thiếu

Bước 1: Xác định ngân sách

Ngân sách quyết định quy mô và hình thức tổ chức. Tùy vào số lượng người tham dự, doanh nghiệp cần tính toán:

Chi phí thuê địa điểm

Chi phí tổ chức (âm thanh, ánh sáng, trang trí)
Chi phí tiệc (ăn uống, đồ uống, tiệc ngọt, quà tặng)
Phí thuê MC, ca sĩ, ban nhạc, nhóm múa (nếu có)
Quà khen thưởng, minigame, lucky draw

Chi phí phát sinh khác

Bước 2: Chọn hình thức tổ chức

Doanh nghiệp có thể tổ chức dưới nhiều hình thức:

Tiệc Gala tại nhà hàng, trung tâm sự kiện
Sự kiện ngoài trời (picnic, BBQ, dã ngoại kết hợp tổng kết)
Kết hợp sự kiện + du lịch (year end trip)
Tổ chức tại hội trường nội bộ nếu có sẵn hạ tầng phù hợp
Hình thức cần phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, độ tuổi nhân viên, địa điểm thuận tiện di chuyển.

Bước 3: Chọn thời điểm tổ chức

Thường nên tổ chức vào tuần cuối cùng của tháng 12 hoặc đầu tháng 1, tránh trùng lịch nghỉ Tết, gấp gáp công việc.

Lưu ý: Nếu thuê địa điểm ngoài, cần đặt lịch sớm từ 4–6 tuần để tránh bị “cháy chỗ” và có giá tốt hơn.

Bước 4: Lên kịch bản chương trình

Một kịch bản hợp lý sẽ đảm bảo chương trình trôi chảy, hấp dẫn và không nhàm chán. Gợi ý timeline chương trình:

Đón khách – check in – chụp hình

Văn nghệ mở màn
Phát biểu Ban lãnh đạo
Video tổng kết hoạt động năm qua
Lễ vinh danh – khen thưởng
Tiệc và hoạt động giải trí (trò chơi, bốc thăm trúng thưởng, biểu diễn nghệ thuật)
Ra mắt kế hoạch năm mới
Giao lưu – kết thúc

Bước 5: Phân công nhân sự phụ trách

Mỗi phần trong sự kiện cần có người chịu trách nhiệm:

Người phụ trách setup địa điểm
Người phụ trách nội dung, kịch bản
Người phụ trách truyền thông nội bộ (video recap, ảnh, bài post…)
Người kết nối với đối tác dịch vụ (MC, ca sĩ, tiệc, trang trí…)

Những yếu tố tạo nên thành công cho tiệc cuối năm

Nội dung có điểm nhấn – tránh rập khuôn

Thay vì chỉ phát biểu và ăn tiệc, có thể thêm:

Video vui nhộn “review năm cũ”
Gameshow nội bộ
Biểu diễn văn nghệ cây nhà lá vườn
Tổ chức trao giải theo chủ đề (Nhân viên truyền cảm hứng nhất, Bộ phận gắn kết nhất…)

Địa điểm tổ chức chuyên nghiệp

Chọn nơi có không gian phù hợp, dễ di chuyển, đầy đủ hệ thống âm thanh – ánh sáng – màn chiếu và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Vplace – Hệ thống hội trường chuyên tổ chức sự kiện cuối năm tại Hà Nội là gợi ý lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và lớn.

Tiệc chỉn chu, ấm cúng

Có thể lựa chọn tiệc mặn (buffet, set menu) hoặc tiệc ngọt tùy ngân sách. Ưu tiên nơi cung cấp luôn dịch vụ ăn uống để tiết kiệm thời gian vận hành.

Quà tặng, khen thưởng hấp dẫn

Đừng quên ngân sách dành cho phần thưởng, quà lưu niệm, bốc thăm may mắn – những chi tiết nhỏ nhưng tạo nên không khí vui vẻ và hứng thú.

Dịch vụ tổ chức sự kiện cuối năm trọn gói tại Vplace

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp mỗi mùa cuối năm, Vplace cung cấp gói dịch vụ chuyên nghiệp bao gồm:

Cho thuê hội trường ấm cúng – sức chứa 50 đến 500 người
Setup sân khấu, backdrop, màn LED, âm thanh ánh sáng đầy đủ
Tổ chức tiệc ngọt, teabreak, tiệc buffet mặn
Cung cấp MC, nhóm nhảy, nghệ sĩ biểu diễn nếu cần
Tư vấn kịch bản, nội dung chương trình phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Đội ngũ kỹ thuật, nhân sự hỗ trợ tại chỗ trong suốt sự kiện
Chúng tôi linh hoạt theo từng ngân sách – chỉ cần bạn có ý tưởng, còn lại để Vplace lo!

Lời kết: Tổ chức sự kiện cuối năm không đơn thuần là “ăn mừng cuối năm”, mà là cơ hội để doanh nghiệp lan tỏa văn hóa, truyền động lực, tạo dấu ấn trong lòng nhân sự và đối tác. Một kế hoạch tổ chức bài bản, đúng trọng tâm sẽ giúp sự kiện trở thành khoảnh khắc đáng nhớ và hiệu quả truyền thông nội bộ mạnh mẽ. Nếu bạn đang tìm một địa điểm tổ chức tiệc cuối năm tại Hà Nội hoặc cần tư vấn chương trình phù hợp với ngân sách – hãy liên hệ Vplace ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>