Cho thuê địa điểm họp báo, ra mắt sản phẩm

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.

Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người.

Các bước tổ chức buổi họp báo

Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau:

Chuẩn bị phần nội dung

su-kien-nxb-kim-dong (4) — Một buổi ra mắt sách của NXB Kim Đồng tại **25T2 Hoàng Đạo Thúy**

Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm.

Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin…”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.

Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay.

Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương. Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe… tiếng gió.

Mời khách (phóng viên)

ho-hoai-anh — Buổi họp báo giới thiệu chương trình Exciting Habeco với khách mời Ns. Hồ Hoài Anh
Địa điểm: Phòng hội thảo Tầng 3 – 25T2 Hoàng Đạo Thúy

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí… không bỏ quên lời mời của bạn.

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bài phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tránh tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi… về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể… bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới. Do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?

Buổi họp báo bắt đầu

Lễ kí kết và ra mắt tài trợ giải bóng đá Mikado Hà Nội Champions League 2017 — Họp báo kí kết và ra mắt tài trợ giải bóng đá Mikado Hà Nội Champions League 2017

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.
Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.

Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.

Cho thuê địa điểm họp báo, ra mắt sản phẩm tại Hà Nội

Cho thuê hội trường tổ chức buổi họp báo — Không gian hội trường tổ chức buổi họp báo

Hiện nay nhu cầu về tổ chức họp báo hay ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Kéo theo đó là nhu cầu về thuê địa điểm tổ chức họp báo cũng ngày càng tăng. Nhận thấy nhu cầu đó VPLACE mở ra dịch vụ cho thuê hội trường tổ chức họp báo, giá mắt sản phẩm tại Hà Nội.

VPLACE có một hệ thống hội trường cho thuê tại nhiều địa điểm chắc chắn VPLACE sẽ đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng thuê hội trường. Hội trường VPLACE còn rất linh hoạt trong việc sắp xếp hội trường phù hợp với từng sự kiện.

Hội trường VPLACE còn đa dạng về sức chứa từ 20 chỗ đến hội trường 500 chỗ. Đem tới sự lựa chọn đa dạng cho khách hàng.

Hơn hết chúng tôi có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tận tình luôn đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Tạm kết

Bất cứ khi nào quý khách hàng có nhu cầu tìm kiếm đơn vị cho thuê địa điểm họp báo, ra mắt sự kiện hãy liên hệ với chung tôi theo số điện thoại 0988 289 629/0912 527 631 để nhận được sự tư vấn tận tình nhất nhé!

—————————————————————————————

VPLACE_Cho thuê phòng hội thảo, hội trường, phòng đào tạo

Website: thuephonghoitruong.com

TIN TỨC

Cho thuê địa điểm họp báo, ra mắt sản phẩm

Các bước tổ chức buổi họp báo

Chuẩn bị phần nội dung

Địa điểm tổ chức họp báo

Mời khách (phóng viên)

Chuẩn bị tư liệu họp báo

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Diễn tập

Buổi họp báo bắt đầu

Cho thuê địa điểm họp báo, ra mắt sản phẩm tại Hà Nội

Tạm kết

Email: hoitruongvitd@gmail.com

Hotline: 0912.527.631 /0988.289.629

Để lại một bình luận Hủy

Địa điểm tổ chức tiệc mặn cuối năm cho công ty

Cho thuê hội trường tổ chức sự kiện cuối năm công ty

Báo giá cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Thuê hội trường 200 chỗ để tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm tại Hà Nội.

Khi thuê hội trường tổ chức sự kiện cuối năm doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Dịch vụ cho thuê hội trường tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo trọn gói

Thuê hội trường tại Hà Nội giá tốt – Lựa chọn hàng đầu cho sự kiện thành công

liên hệ với chúng tôi

Fanpage facebook