Check-list 10 điều giúp bạn tiết kiệm chi phí khi thuê hội trường

Khi tổ chức một sự kiện – dù là hội thảo, họp báo, fan meeting, đào tạo hay lễ ký kết – chi phí thuê hội trường luôn chiếm một phần ngân sách đáng kể. Làm thế nào để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện, không ảnh hưởng đến hình ảnh và trải nghiệm khách mời? Câu trả lời nằm ở việc lên kế hoạch kỹ lưỡng, lựa chọn thông minh và tránh các khoản phát sinh không cần thiết. Dưới đây là 10 mẹo quan trọng giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí thuê hội trường, đặc biệt áp dụng tốt cho thị trường Hà Nội với nhiều loại hình không gian đa dạng.

Đặt lịch thuê sớm – tránh “phí gấp” hoặc “cháy chỗ”

Đặt hội trường sát ngày sự kiện là sai lầm lớn. Không chỉ giới hạn lựa chọn, mà bạn còn có thể bị tính phí cao hơn do sát giờ hoặc phải thuê gói cao cấp vì các gói thường đã hết.

Mẹo:

Đặt trước ít nhất 2–4 tuần (thậm chí là 1 tháng nếu sự kiện lớn hoặc mùa cao điểm như hè, cuối năm)
Nhiều đơn vị như Vplace có chính sách giữ giá tốt cho khách đặt sớm, hỗ trợ đổi lịch nếu có lý do chính đáng.

Xác định rõ số lượng khách mời để chọn đúng diện tích

Một hội trường rộng gấp đôi nhu cầu không chỉ khiến bạn tốn phí thuê cao, mà còn khiến không khí sự kiện loãng, thiếu ấm cúng.

Hãy:

Lên danh sách khách mời cụ thể, dự kiến rõ ràng số người tham dự
Chọn không gian linh hoạt có thể mở/đóng vách ngăn, thay đổi setup ghế ngồi phù hợp
Tại Vplace, bạn được tư vấn chọn phòng theo quy mô để tối ưu chi phí.

Ưu tiên hội trường có sẵn thiết bị cơ bản

Một số địa điểm cho thuê giá rẻ ban đầu nhưng không bao gồm máy chiếu, mic, bảng viết, wifi, buộc bạn phải thuê ngoài hoặc trả thêm phí từng hạng mục.

Giải pháp:

Chọn đơn vị có sẵn: âm thanh – ánh sáng – màn chiếu – bảng viết – flipchart – wifi – bục phát biểu
Tại Vplace, tất cả đã bao gồm trong gói thuê, giúp bạn tiết kiệm chi phí thiết bị lên tới 50%.

Tránh thuê quá giờ – tính phí ngoài hợp đồng

Nhiều khách hàng bị “dính bẫy” vì kết thúc muộn, mỗi giờ thêm có thể tính từ vài trăm đến cả triệu đồng.

Mẹo:

Tính dư thời gian khi ký hợp đồng (thêm 30 phút dự phòng setup – test âm thanh – giải tán)
Hỏi kỹ chính sách “thuê theo giờ” hay “trọn gói buổi”
Vplace hỗ trợ khách setup trước – không tính phí nhỏ nếu phát sinh hợp lý.

Ưu tiên thuê theo combo hoặc chuỗi buổi

Nếu bạn tổ chức chuỗi sự kiện: đào tạo dài ngày, họp định kỳ, hội thảo 2 ngày, hãy thuê theo combo để được giá tốt hơn.

Với khách hàng thuê 3–5 buổi liên tiếp hoặc đặt trước cả khóa, Vplace có chương trình:

Giảm 10%
Tặng miễn phí giờ setup, tặng gói teabreak nhẹ
Tư vấn không gian theo từng ngày để đổi setup linh hoạt

Hạn chế phát sinh nhờ chuẩn bị kịch bản chi tiết

Nhiều khách hàng quên mất phải chuẩn bị: teabreak, nước uống, nhân sự kỹ thuật, in backdrop… và phải mua gấp với giá cao hoặc phát sinh ngoài dự tính.

Hãy:

Lập checklist chi tiết cho từng khâu sự kiện
Xem có thể gom gọn các hạng mục qua dịch vụ trọn gói
Vplace hỗ trợ tư vấn chi tiết miễn phí, giúp bạn không sót việc, tránh phí phát sinh.

Gộp dịch vụ – chọn gói trọn gói thay vì từng phần

Bạn sẽ tiết kiệm hơn nhiều nếu chọn 1 đơn vị vừa cung cấp hội trường, vừa setup sân khấu, âm thanh, bàn ghế, khăn trải, MC, teabreak…

Vplace cung cấp:

Gói tổ chức trọn gói: từ thuê hội trường đến điều phối, nhân sự, hậu cần
Giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí thay vì thuê 4-5 đơn vị riêng biệt

Tận dụng các ưu đãi theo mùa

Một số thời điểm thấp điểm như tháng 3–4, tháng 7–8, đơn vị cho thuê thường có các ưu đãi hấp dẫn.

Gợi ý:

Theo dõi fanpage/website của đơn vị tổ chức
Đặt thuê vào các ngày thứ trong tuần (trừ cuối tuần) để có chiết khấu
Vplace thường xuyên có ưu đãi mùa hè, tặng giờ setup miễn phí

Hỏi kỹ về dịch vụ đi kèm miễn phí

Đừng ngại hỏi: Phòng có miễn phí nước không? Có tặng backdrop in tên chương trình không? Có hỗ trợ kỹ thuật trong giờ thuê không?

Tại Vplace:

Nước uống cơ bản, wifi tốc độ cao, bảng viết, flipchart đều miễn phí
Có kỹ thuật viên hỗ trợ nếu có yêu cầu trình chiếu, setup mic

Đọc kỹ hợp đồng – rõ ràng các điều khoản chi phí

Rất nhiều khoản phí phát sinh “trên trời” đến từ các hợp đồng mập mờ: phí dọn vệ sinh, phí điện ngoài giờ, phí set ghế lạ…

Vì vậy:

Yêu cầu hợp đồng rõ ràng, minh bạch
Làm rõ chi tiết: thuê theo giờ hay gói? có VAT không? phí sau giờ thế nào?
Với Vplace, mọi hợp đồng đều liệt kê rõ chi tiết, không phí ẩn, không mập mờ.

Lời kết: Chi tiêu thông minh không có nghĩa là cắt giảm chất lượng. Ngược lại, việc lên kế hoạch rõ ràng và chọn đúng đơn vị uy tín như Vplace sẽ giúp bạn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo sự kiện chuyên nghiệp, chỉn chu và đáng nhớ.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>