Cách thức truyền thông tổ chức sự kiện cho đơn vị – Bí quyết để hoạt động thành công hơn - Cho thuê phòng hội thảo, hội trường tại Hà Nội

Tổ chức sự kiện thành công không chỉ phụ thuộc vào nội dung chương trình, địa điểm tổ chức hay khách mời danh tiếng – mà còn nằm ở kế hoạch truyền thông bài bản, thông minh và đúng đối tượng. Dưới góc nhìn của một đơn vị nhiều năm đồng hành cùng khách hàng trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Vplace, chúng tôi đúc kết 7 bí quyết truyền thông giúp nâng tầm mọi sự kiện – từ hội nghị nội bộ cho đến sự kiện quy mô lớn có sự tham gia của báo chí và đối tác chiến lược.

Xác định rõ mục tiêu truyền thông

Mọi chiến dịch truyền thông cho sự kiện đều phải bắt đầu bằng câu hỏi: Bạn muốn đạt được điều gì?

Tăng độ nhận diện thương hiệu?
Thu hút khách tham dự chất lượng?
Kích hoạt hành vi (mua hàng, đăng ký, chia sẻ)?
Củng cố mối quan hệ với khách hàng hiện tại?

Mục tiêu rõ ràng sẽ quyết định cách thức triển khai kênh truyền thông, nội dung, thông điệp, thời điểm và cả ngân sách.

Vạch rõ chân dung người tham dự

Bạn không thể bắn tên trúng đích nếu không biết mục tiêu ở đâu.

Hãy xác định cụ thể:

Họ là ai? (giới tính, độ tuổi, vị trí công việc)
Họ ở đâu? (khu vực địa lý, nhóm ngành nghề)
Họ quan tâm điều gì? (nội dung sự kiện, diễn giả, ưu đãi)
Từ đó, chọn kênh truyền thông phù hợp: Facebook, Zalo, Email, LinkedIn, báo chí, nhóm cộng đồng…

Gợi ý: Với hội nghị doanh nghiệp – chọn LinkedIn, email cá nhân hóa. Với sinh viên – tập trung TikTok, Facebook và hội nhóm.

Tạo thông điệp truyền thông nhất quán – hấp dẫn

Thông điệp chính là “linh hồn” của chiến dịch.

Một thông điệp hiệu quả cần đảm bảo:
Ngắn gọn – dễ hiểu – dễ nhớ
Đúng với tinh thần của sự kiện
Gợi mở lợi ích cụ thể khi tham gia

Ví dụ:

❌ Sai: “Tham dự hội nghị cuối năm 2025 của chúng tôi”

✅ Đúng: “Kết nối – Truyền cảm hứng – Định hướng tương lai ngành X tại sự kiện Y”

Hãy áp dụng nguyên tắc “Why – What – How”:

Why: Vì sao người ta nên tham gia?
What: Họ sẽ nhận được gì?
How: Cách tham gia ra sao?

Lên kế hoạch truyền thông theo từng giai đoạn

Một chiến dịch truyền thông sự kiện nên chia làm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Khởi động (Pre-event) – 2–3 tuần trước sự kiện

Tạo sự tò mò và kỳ vọng
Đăng teaser, ảnh hậu trường, câu hỏi gợi mở
Gửi email “Save the date”, thư mời cá nhân hóa
Đăng bài PR trên fanpage, web, group

Giai đoạn 2: Bùng nổ (During-event) – 1 tuần sát và trong ngày tổ chức

Chạy quảng cáo remarketing
Livestream hậu trường chuẩn bị, phỏng vấn khách mời
Cập nhật liên tục countdown và các con số thú vị (số lượt đăng ký, đơn vị tham dự…)

Giai đoạn 3: Dư âm (Post-event) – 2–5 ngày sau sự kiện

Chia sẻ hình ảnh, video highlight
Gửi email cảm ơn, khảo sát phản hồi
Tái sử dụng nội dung làm tư liệu PR sau này

Bí quyết: Lên timeline chi tiết cho từng ngày – từng nội dung – từng kênh.

Tận dụng tối đa các kênh truyền thông có sẵn

Không phải cứ chi tiền mới truyền thông hiệu quả. Hãy tận dụng:

Kênh owned media: Website, fanpage, email nội bộ
Kênh earned media: Đối tác chia sẻ, KOLs, báo chí đăng lại
Kênh paid media: Facebook Ads, Google Display, báo mạng

Tip: Đừng bỏ qua các hội nhóm Facebook, Zalo, nơi tập trung đúng đối tượng. Hãy xin admin đăng bài trước, trong và sau sự kiện.

Truyền thông nội bộ – sức mạnh bị lãng quên

Một sự kiện thành công bắt đầu từ chính đội ngũ tổ chức.

Họ phải hiểu mục tiêu sự kiện
Biết vai trò của mình trong truyền thông
Biết cách giới thiệu sự kiện cho người ngoài

Gợi ý: Gửi bản mô tả nội dung ngắn gọn để tất cả nhân viên cùng chia sẻ sự kiện trên mạng xã hội cá nhân, email chữ ký, banner văn phòng…

Đo lường – đánh giá – cải tiến

Không có chiến dịch nào hoàn hảo nếu thiếu bước phân tích hiệu quả. Các chỉ số nên đo:

Số lượt hiển thị / tương tác / chia sẻ
Số người đăng ký / tham dự thực tế
Chỉ số chi phí / 1 khách mời
Phản hồi truyền thông sau sự kiện
Từ đó, rút kinh nghiệm:
Thời điểm đăng bài hiệu quả nhất?
Kênh nào thu hút nhiều khách mời?
Nội dung nào tạo tương tác tốt nhất?

Một báo cáo truyền thông tốt sẽ là tài liệu quý cho các sự kiện sau.

Vplace – Đồng hành tổ chức & truyền thông sự kiện chuyên nghiệp

Là đơn vị cho thuê hội trường tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội, Vplace không chỉ cung cấp không gian hiện đại, đầy đủ thiết bị, mà còn:

Tư vấn sơ đồ tổ chức tối ưu
Gợi ý nội dung truyền thông phù hợp từng sự kiện
Hỗ trợ thiết kế backdrop, banner, thiệp mời, video teaser
Kết nối báo chí, truyền thông chuyên ngành nếu cần

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức đang thiếu đội ngũ marketing chuyên trách, Vplace chính là giải pháp trọn gói, giúp bạn tổ chức sự kiện hiệu quả – truyền thông thông minh – tiết kiệm chi phí.

Lời kết: Một sự kiện không thể thành công nếu chỉ hay trên sân khấu mà im lặng trên mạng xã hội. Hãy đầu tư đúng cách cho truyền thông, bắt đầu từ chiến lược – thông điệp – kênh truyền tải – đánh giá hiệu quả. Với 7 bí quyết trên, hy vọng đơn vị của bạn sẽ có thêm định hướng vững vàng để sự kiện tiếp theo không chỉ chuyên nghiệp mà còn bùng nổ trong mắt công chúng.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>