Tổ chức hội thảo với nhiều mục đích khác nhau đòi hỏi phải có sự chỉn chu, cẩn thận qua nhiều hạng mục. Với kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng các công ty doanh nghiệp trong tổ chức hội thảo, dưới đây là những gợi ý cách thức tổ chức hội thảo Vplace đưa ra để bạn tham khảo.
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo được định nghĩa là buổi thảo luận về một số vấn đề hoặc chủ đề nào đó, là cuộc đối thoại về kinh nghiệm, chia sẻ kiến thức, cũng có thể là tranh luận về vấn đề thực tiễn. Dưới đây là một số loại hình hội thảo phổ biến nhất:
Hội thảo khoa học
Mục đích là một cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong nghề, cùng nhau chia sẻ, đưa ra vấn đề và bàn bạc hay đưa ra ý kiến.
Workshop
Xu hướng tổ chức Workshop ngày càng trở nên phổ biến đối, ví nó có thể tổ chức trong bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào như: thể thao, công nghệ, y tế, giáo dục, marketing, giải trí, sức khỏe,…Đây là cơ hội để những người tham gia được lắng nghe các chuyên gia hoặc những người đầu ngành chia sẻ về lĩnh vực, ví dụ như chủ đề “chia sẻ cách thức tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm”.
Hội thảo du học
Hội thảo du học tổ chức nhằm mục đích tư vấn cho các bạn trẻ đang có nhu cầu tìm hiểu các chương trình du học, hầu hết do các trung tâm du học tổ chức.
Tập huấn
Hội nghị tập huấn, đào tạo thường được các công ty tổ chức nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng cho cán bộ, công nhân viên…như một hoạt động không thể thiếu trong kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực nội bộ nhân viên của công ty.
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn
Đây là một loại hình chuyên biệt về một chủ đề theo chuyên đề nào đó, người tham gia có thể là các chuyên gia với doanh nghiệp trong cùng một lĩnh vực. Cuộc thảo luận sẽ luôn xoay quanh những vấn đề và hướng giải quyết của vấn đề đó.
Tổ chức hội thảo cần những gì?
Bất cứ nhà tổ chức chuyên nghiệp nào cũng cần một kế hoạch chi tiết các bước tổ chức để buổi hội thảo diễn ra thành công, ngoài ra bạn cũng cần một đội ngũ nhân viên ăn ý và giàu kinh nghiệm để công việc được đảm bảo diễn ra thành công và đúng quy trình.
Các bước tổ chức hội thảo thành công
Vplace thường xuyên hỗ trợ các công ty tổ chức những buổi hội thảo quan trọng, vì vậy dưới đây là một số bước cơ bản đưa ra để bạn tham khảo cho buổi hội thảo của mình.
Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo
Đây là cơ sở chính để xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho hội thảo thông qua các hoạt động chính. Cần có chủ đề cụ thể và rõ ràng để một cách đầy đủ chi tiết.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Đã xác định được chủ đề của buổi hội thảo thì cần nắm được yêu cầu và mong muốn cũng như mục tiêu đạt được của hội thảo. Từ đó đưa ra kế hoạch tổ chức và xây dựng chương trình timeline chi tiết.
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo
Đừng quên chuẩn bị không gian đầy đủ trang thiết bị hiện đại cho buổi hội thảo thêm chuyên nghiệp và trang trọng, ngoài ra bạn cũng nên kiểm soát các dịch vụ khác như: teabreak, ăn uống, lưu trú, phương tiện đưa đón, truyền thông sự kiện,…
Bước 4: Tổ chức hội thảo
Đón tiếp những vị khách tham dự hội thảo có thể tạo được ấn tượng tốt với khách, từ đó đem tới kết quả thành công cao hơn cho buổi hội thảo. Bạn cũng cần điều phối chương trình hội thảo theo đúng kế hoạch kịch bản. Đây là một trong những kỹ năng tổ chức hội thảo cần những người có nhiều kinh nghiệm cố vấn cũng như trực tiếp thực hiện hiện.
Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo
Tặng quà cho khách mời và người tham dự để lưu lại ấn tượng tốt, sau đó ghi biên bản hội thảo hoàn tất quá trình thông báo kết luận của hội thảo.
Bước 6: Thông báo kết luận của hội thảo
Đưa ra đánh giá chung nội dung của hội thảo, phối hợp có các nội dung kiến nghị các đơn vị và tổ chức hội thảo về nội dung thảo luận.
Bước 7: Xử lý thông tin hội thảo
Xử lý thông tin phản hồi từ những chuyên gia và người tham gia trong và ngoài lề hội thảo.
Bước 8: Đánh giá hiệu quả hội thảo
Ở bước này bạn cần thống kê số người tham dự thực tế và ý kiến của họ sau khi tham gia, cùng với kết quả đạt được của việc truyền thông để đưa ra đánh giá tổng thể chương trình hội thảo.
Xem thêm: Thuê phòng hội thảo uy tín
Lưu ý khi tổ chức hội thảo
Nắm rõ từng quy trình các bước tổ chức hội thảo để có kế hoạch tổ chức và chuẩn bị hội thảo một cách dễ dàng. Tuy nhiên Vplace vẫn đưa ra một số lưu ý có thể tăng khả năng thành công hội thảo của bạn hơn ngay dưới đây.
Lên chủ đề cho hội thảo
Khi tổ chức hội thảo, lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình là bước đầu tiên quan trọng nhất. Chủ đề không cần quá dài dòng, chỉ cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình.
Khách mời và chuyên gia
Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời chính là linh hồn của chương trình. Đồng thời điều này cũng tạo cơ hội cho hoạt động truyền thống và quảng bá sự kiện đến nhiều người hơn.
Địa điểm và tiện ích phòng tổ chức
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo là công việc cần đặc biệt chú ý, không gian đảm bảo về sự rộng rãi thoải mái, trang thiết bị đạt chuẩn,…Vị trí giao thông có thuận tiện với khách hàng.
Truyền thông cho sự kiện
Nên có kế hoạch xây dựng phương án truyền thông sớm nhưng chưa thực hiện vội, vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện nếu bắt đầu chiến dịch quá sớm. Các hoạt động chỉ nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các nền tảng, phương án phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.
Thu thập thông tin người tham dự
Mục đích hướng tới của hội thảo có đến 80% là tăng cường mối quan hệ và thu Lead những khách hàng tiềm năng thông qua điền form online, đăng ký email hoặc nhiều hoạt động thu hút khác,…
Lời kế: để chương trình hội thảo diễn ra thành công và tạo được ấn tượng cũng như đạt được mục đích chương trình, bạn nên đọc thật kỹ và nắm rõ những điều trên. Ngoài ra bạn cũng có thể liên hệ với các công ty uy tín về tổ chức sự kiện hoặc Vplace để được tư vấn chi tiết, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
LIÊN HỆ THUÊ PHÒNG HỘI TRƯỜNG, THUÊ PHÒNG HỘI THẢO
Website: thuephonghoitruong.com
Hotline: 0912 527 631 / 0981 808 029
