Cách tổ chức workshop thành công là gì? Có phải bạn đang tìm kiếm điều này? Vậy bạn đã tìên đúng trang web để tham khảo về cách tổ chức workshop chuyên nghiệp và thành công nhất!
Bài viết này VPLACE sẽ đưa đến bạn cách để giúp bạn có thể tổ chức được một buổi workshop thành công nhất! Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê hội trường và tổ chức sự kiện vừa và nhỏ chúng tôi tin chắc rằng những kinh nghiệm mà chúng tôi chia sẻ dưới đây sẽ mang lại rất nhiều điều có ích cho bản thân bạn.
Workshop là gì?
Workshop mới bắt đầu du nhập và trở nên phổ biến tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây. Vậy chắc hẳn rất nhiều người đã đặt ra câu hỏi. Workshop là gì? Thật ra vẫn chưa có một khái niệm cụ thể, tuy nhiên ở Việt Nam, Workshop được biết đến như một buổi rèn luyện trao đổi kiến thức, phương pháp, kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể. Những buổi workshop thường được quản lý bởi các tổ chức giáo dục hay công ty/ doanh nghiệp với mục đích đem đến cơ hội phát triển chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
Gần như mọi người đều cho rằng buổi Workshop là một buổi đào tạo nhưng thực chất Workshop lại là một hình thức của hội thảo. Bởi nó không mang tính chất đào tạo mà mang tính chất trao đổi ra vấn đề nhiều hơn.
Những điều bạn cần biết để có được một buổi Workshop thành công
Để tổ chức được một buổi Workshop chắc chắn rằng bạn phải nắm được một số kinh nghiệm trong việc tổ chức một chương trình. Hãy cùng VPLACE khám phá một số bí quyết để tổ chức một buổi workshop thành công nhé!
Lên chủ đề cho một chương trình
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích của những người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi workshop dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể là ” Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi workshop dành cho blogger về các món ăn “Food Blogger chuyên nghiệp”,…
Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình nó rất quan trọng vì nó sẽ quyết định số lượng người tham gia có đông hay không. Nếu có thể, sau mỗi buổi workshop bạn nên có một cuộc khảo sát trong số những người tham dự để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự để có chủ đề cho buổi workshop sau.
Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Người tổ chức cần làm việc với những vị khách mời về nội dung, thời gian của buổi Workshop. Tuy nhiên vẫn có rất nhiều chương trình “Bể show” vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình. Họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử việc này, họ đành để cho diễn giả muốn làm gì thì làm. Chính vì vậy đã dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian hơn, hoặ buổi Workshop sẽ bị kéo dài ra hơn dự kiến. Bạn nên chuẩn bị trước các hình thức “nhắc khéo” diễn giả. Bằng cách chuyền giấy hoặc giơ bảng thông báo về thời gian còn lại dành cho họ, như vậy sẽ giúp kiểm soát chương trình tốt hơn.
Trong những chương trình Workshop lớn, mời những diễn giả tiếng tăm, có thể bạn phải cân nhắc việc đưa rước tận nơi để đảm bảo sự đối đãi chu đáp dành cho họ. Nếu diễn giả đến từ nơi khác bạn cần sắp xếp trước việc đi lại, ăn uống và nghỉ hơi cho họ,…
Thông tin của những diễn giả rất quan trọng trong các buổi Workshop, hội thảo, huấn luyện, chuyên đề,…liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn,… Vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của chương trình đó. Bởi vậy cho nên bạn cần công bố rõ ràng và chính xác thông tin của diễn giả.
Địa điểm tổ chức Workshop phù hợp
Địa điểm tổ chức rất quan trọng và góp phần rất quan trọng và thành công của buổi workshop. Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình. Chẳng hạn như một Workshop lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn lớn, một buổi Workshop nhỉ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với quy mô chương trình vừa tốn nhiều chi phí và khiến cho bầu không khí sẽ bị loãng.
Bạn cũng cần phải kiểm tra những tiện ích mà địa điểm cung cấp cho bạn để có thể dự trù kinh phí một cách chính xác nhất. Ngoài ra chất lượng các thiết bị bên trong phòng hội thảo đều phải đảm bảo chất lượng. Đặc biệt là âm thanh, ánh sáng và máy chiếu. Nếu chất lượng thiết bị không tốt sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến buổi Workshop, chính vì thế hãy xem xét thật kỹ trước khi đưa ra quyết định địa điểm tổ chức.
Những vật dụng cần thiết cho việc tổ chức Workshop
Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi workshop.
Bạn cũng cần hỏi rõ các nhu cầu của diễn giả, xem trong quá trình nói chuyện, họ có cần thêm công cụ bổ trợ nào không, chẳng hạn diễn giả muốn hình tượng hoá hay muốn khán giả tham gia chơi một trò chơi, làm một bài tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy tờ, bút viết, đạo cụ giảng dạy, họ muốn rảnh tay để diễn thuyết thì bạn cần trang bị micro cài áo thay vì loại cầm trên tay, họ muốn chiếu clip từ laptop của họ thì cần có màn chiếu và âm thanh dẫn từ laptop ra ngoài. Bạn đừng mặc định là diễn giả cần gì thì sẽ nói với bạn vì có nhiều khi họ sẽ sơ ý quên mất. Có một buổi training nho nhỏ nọ, diễn giả muốn chiếu cho mọi người xem một đoạn clip trong máy của mình. Tuy nhiên do không có sự chuẩn bị trước, Bộ phận kỹ thuật không có cáp nối âm thanh từ laptop ra dàn loa lớn, vì vậy khán giả đành xem hình và hầu như không nghe thấy âm thanh nhỏ xíu phát ra từ loa chiếc laptop.
Truyền thông cho sự kiện
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, huấn luyện nhân viên công ty, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những workshop, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn Event của mình vắng như chùa bà Đanh.
Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các workshop có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.
Database khách tham dự tiềm năng là một công cụ quan trọng để bạn “chào bán” workshop của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm… hay những trang cung cấp dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp như www.timkhachhang.com. Tuỳ vào hình thức tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.
Việc đăng ký
Cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu trả tiền trước hay thu tiền tại Event, nên cho đăng ký online qua trang web hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền thì nên yêu cầu khách chuyển khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên đi thu phí.
Khi có người đăng ký tham dự, bạn nên có hình thức xác nhận đăng ký để họ an tâm, và cũng là nhắc họ đừng quên ngày tham dự. Có thể xác nhận đăng ký bằng email, tin nhắn điện thoại, gần ngày tổ chức, bạn nên nhắn tin/email lần nữa để nhắc họ về thời gian, địa điểm tổ chức workshop cũng như những vấn đề lặt vặt như đi đúng giờ, đem theo business card
Để khuyến khích mọi người đăng ký sớm để tiện cho công tác chuẩn bị, và cũng là một cách để lôi kéo khách tham dự, nhiều nhà tổ chức đưa ra hình thức khuyến mãi chiết khấu theo thời gian đăng ký sớm, chẳng hạn như giảm 30% nếu đăng ký trước 2 tháng, giảm 10% nếu đăng ký trước 2 tháng, một số nhà tổ chức thì khuyến mãi khi đăng ký theo nhóm, chẳng hạn chiết khấu 15% khi đăng ký nhóm 3 người trở lên.
Cần phòng ngừa trước những tình huống người đăng ký quá ít hoặc quá nhiều để có thể thay đổi địa điểm, phòng tổ chức… phù hợp, cũng như quyết định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bản handout hay phần quà cho người tham dự. Nếu không tính toán kỹ, bạn sẽ lãng phí nếu người tham dự quá ít hoặc bị đánh giá là tổ chức thiếu chu đáo nếu người tham dự quá đông và không được phục vụ kịp thời.
Nếu bạn có ý định giữ liên lạc với những người đăng ký tham dự, hãy đề nghị họ gởi lại danh thiếp tại bàn đăng ký hoặc hoàn thiện các thông tin như tên họ, công ty, chức danh, số điện thoại, email… trong mẫu điền thông tin. Để họ có động lực làm việc này hơn, có thể khuyến khích họ bằng những món quà, chẳng hạn bốc thăm trúng thưởng hay trao giải thưởng cho người điền đầy đủ thông tin vào bảng thăm dò.
Thuê địa điểm tổ chức workshop ở đâu?
Với những chia sẻ về các tổ chức một buổi workshop mà chúng tôi vừa chia sẻ có thể tùy vào mức độ lớn nhỏ của buổi workshop mà có những điều chỉnh và cách tổ chức phù hợp.
Và cũng tùy thuộc vào mức đầu tư của nhà tài trợ, số lượng thành viên tham gia, chủ đề đang hướng đến mà người ta sẽ quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp. Có thể đó là không gian kín hoặc không gian mở, rất phong phú và đa dạng, miễn rộng rãi, đầy đủ chỗ ngồi cho các thành viên tham gia và dễ dàng trong việc tiếp thu ý kiến trao đổi là được.
Tổ chức workshop tại hội trường VPLACE
Địa điểm tổ chức workshop rất quan trọng với một buổi workshop. Bởi mỗi một buổi workshop tùy vào mục tiêu sẽ có nơi tổ chức và cách sắp xếp khác nhau. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một nơi tổ chức workshop tốt nhất. Hãy để VPLACE giúp bạn nhé!
Hội trường đa dạng, linh hoạt
Với hơn 10 năm làm trong linh vực cho thuê hội trường để tổ chức các sự kiện chúng tôi hơn ai hết hiểu được tầm quan trọng của một địa điểm tổ chức workshop. Vì vậy địa điểm cho thuê tổ chức workshop của chúng tôi đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho một buổi workshop. Ngoài ra phòng hội trường của VPLACE còn có ưu điểm là linh hoạt có thể sắp xếp theo nhiều mô hình khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Các buổi workshop tại hội trường VPLACE thường được sắp xếp theo mô hình nhóm để các có thể dễ dàng trao đổi và hoạt động. Ngoài ra chúng tôi còn có hội trường rộng 300 chỗ giúp khách hàng có thể tổ chức các buổi workshop với các hoạt động tập thể.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN CHI TIẾT:
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
Hotline: 0912 123 267 – 0989 618 532
Email: hoitruonghanoi@gmail.com
