Các vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện đầu năm.

Tổ chức sự kiện đầu năm là cơ hội để doanh nghiệp khởi động một năm mới đầy hứng khởi, tạo động lực cho nhân viên và gây ấn tượng với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, việc tổ chức một sự kiện hoàn hảo không hề đơn giản. Dưới đây là những vấn đề phổ biến thường gặp khi tổ chức sự kiện đầu năm và cách xử lý để đảm bảo thành công.

Vấn đề đặt địa điểm tổ chức sự kiện

Nguyên nhân:

Đầu năm là thời điểm nhu cầu tổ chức sự kiện tăng cao, đặc biệt là các sự kiện gặp gỡ khách hàng, khai xuân, tổng kết, ra mắt sản phẩm mới.
Nhiều địa điểm đã kín lịch từ sớm, giá thuê có thể bị đẩy lên cao.
Không gian không phù hợp với số lượng khách mời hoặc không đủ tiện nghi.

Giải pháp:

Đặt địa điểm từ sớm, tốt nhất là trước 1 – 2 tháng.
Lựa chọn các địa điểm linh hoạt về thời gian tổ chức, tránh khung giờ cao điểm.
Kiểm tra kỹ các yếu tố như sức chứa, hệ thống âm thanh, ánh sáng, bãi đỗ xe và dịch vụ hỗ trợ.

Ngân sách bị đội lên so với dự kiến

Nguyên nhân:

Chi phí thuê địa điểm, nhân sự, thiết bị có thể cao hơn so với ước tính ban đầu.
Phát sinh các khoản chi ngoài dự kiến như trang trí bổ sung, quà tặng, chi phí di chuyển, đồ ăn, thức uống.
Không có kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến mất kiểm soát chi tiêu.

Giải pháp:

Lập ngân sách chi tiết ngay từ đầu, phân bổ nguồn lực hợp lý.
Dự trù khoảng 10 – 20% ngân sách để xử lý các chi phí phát sinh.
Chọn đối tác cung cấp dịch vụ có giá minh bạch, tránh các chi phí ẩn.

Thiếu ý tưởng sáng tạo cho chương trình

Nguyên nhân:

Nội dung sự kiện nhàm chán, không có điểm nhấn.
Lặp lại các hoạt động cũ, không mang lại trải nghiệm mới mẻ.
Không có sự kết nối giữa khách mời và chương trình.

Giải pháp:

Xây dựng chủ đề độc đáo, phù hợp với thông điệp đầu năm của doanh nghiệp.
Kết hợp các hoạt động tương tác như gameshow, bốc thăm may mắn, minigame.
Sử dụng công nghệ như livestream, màn hình LED, video mapping để tăng sự hấp dẫn.

Trục trặc kỹ thuật (âm Thanh, ánh Sáng, mạng Internet,…)

Nguyên nhân:

Hệ thống âm thanh bị lỗi, mic bị hú hoặc mất tín hiệu.
Màn hình LED, máy chiếu gặp sự cố, không hiển thị đúng nội dung.
Mạng internet yếu, ảnh hưởng đến livestream hoặc trình chiếu online.

Giải pháp:

Kiểm tra và chạy thử toàn bộ hệ thống trước sự kiện.
Chuẩn bị phương án dự phòng, có thiết bị thay thế nếu xảy ra sự cố.
Thuê đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để giám sát hệ thống trong suốt sự kiện.

Khách mời không đến đủ hoặc đến trễ

Nguyên nhân:

Thời điểm đầu năm nhiều người bận rộn với công việc, gia đình.
Thông tin sự kiện gửi không rõ ràng hoặc không hấp dẫn.
Địa điểm tổ chức xa, không thuận tiện di chuyển.

Giải pháp:

Gửi thư mời sớm, kèm theo lịch trình chi tiết và lợi ích khi tham gia.
Nhắc nhở khách mời qua email, tin nhắn hoặc gọi điện trước ngày sự kiện.
Chọn địa điểm dễ di chuyển, có chỗ đậu xe rộng rãi.

Nhân sự tổ chức thiếu kinh nghiệm

Nguyên nhân:

Không có kế hoạch phân công công việc cụ thể.
Thiếu người phụ trách chính các hạng mục quan trọng.
Không có đội ngũ chuyên môn giám sát và xử lý tình huống phát sinh.

Giải pháp:

Lập danh sách nhiệm vụ chi tiết cho từng vị trí.
Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Tổ chức họp tổng duyệt trước sự kiện để kiểm tra lần cuối.

Kết luận: Tổ chức sự kiện đầu năm đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh những rủi ro có thể xảy ra. Bằng cách lập kế hoạch chi tiết, kiểm soát ngân sách, sáng tạo trong nội dung và phối hợp hiệu quả với đội ngũ tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo ra một sự kiện ấn tượng, mang lại giá trị thực sự cho khách mời. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, Vplace sẽ là lựa chọn lý tưởng với không gian hiện đại, trang thiết bị đầy đủ và dịch vụ hỗ trợ tận tâm! Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>