Những điều mơ hồ khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện lần đầu tiên

Tổ chức sự kiện – dù là hội thảo doanh nghiệp, workshop chuyên đề, buổi họp báo hay lễ ra mắt sản phẩm – luôn là một “phép thử” của năng lực tổ chức, điều phối và tính chuyên nghiệp. Với những người lần đầu đảm nhận vai trò tìm kiếm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện, có rất nhiều điều tưởng là đơn giản… nhưng lại vô cùng mơ hồ. Và đôi khi, chỉ một sai sót nhỏ cũng đủ khiến toàn bộ sự kiện “lệch nhịp”. Dưới đây là những điều mơ hồ phổ biến mà người làm sự kiện lần đầu dễ gặp phải – cùng với góc nhìn phân tích và gợi ý từ Vplace để giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có.

Không rõ tiêu chí chọn địa điểm: rộng, đẹp, hay phù hợp?

“Chỗ nào rộng rộng là được, nhìn sang sang chút” – là cách mà không ít người mô tả khi tìm địa điểm tổ chức. Nhưng thật ra, “rộng” chưa chắc đã “đủ”. Một hội trường 300m² sẽ rất hợp với hội nghị 150 người, nhưng lại trống trải khi tổ chức workshop chỉ 30 khách, tạo cảm giác “loãng” và mất kết nối.

Cái bạn cần là địa điểm phù hợp với quy mô, mục tiêu sự kiện, không gian linh hoạt, dễ bố trí. Còn đẹp – nên là sự chỉn chu trong decor, backdrop, hệ thống ánh sáng chứ không phải sự “hoành tráng” bề ngoài.

Gợi ý: Trước khi thuê địa điểm, hãy xác định rõ:

Số lượng khách mời
Hình thức tổ chức (truyền thống, hiện đại, tương tác…)
Mục tiêu truyền thông (thân mật – trang trọng – truyền cảm hứng…)

Lẫn lộn giữa “phí thuê địa điểm” và “dịch vụ đi kèm”

Không ít người lần đầu thuê địa điểm tưởng rằng:

“Thuê hội trường 5 triệu là đủ!”
Cho đến khi bị “ngợp” bởi bảng báo giá kèm theo: màn LED, máy chiếu, âm thanh ánh sáng, bàn ghế, teabreak, nhân sự setup, trực kỹ thuật…
Thuê địa điểm sự kiện chưa bao giờ chỉ là thuê “bốn bức tường”, mà cần quan tâm đến hệ sinh thái dịch vụ đi kèm. Và mỗi nơi lại có cách tách/báo giá khác nhau.

Gợi ý từ Vplace: Khi nhận báo giá, nên hỏi rõ:

Gói cơ bản bao gồm những gì?
Thiết bị nào có sẵn và miễn phí? Thiết bị nào phải thuê thêm?
Có được mang đồ từ ngoài vào không?
Chi phí phát sinh nếu kéo dài thời gian?

Bối rối khi “mường tượng” bố trí không gian

Những người lần đầu tổ chức sự kiện thường khó hình dung:

Khách sẽ ngồi thế nào cho hợp lý?
Có cần chỗ check-in không?
Lối đi MC đi từ đâu ra?
Sân khấu đặt bên trái hay chính giữa?

Kết quả là đến ngày diễn ra, mọi thứ có thể rối như tơ vò vì không ai biết cách sắp xếp.

Giải pháp: Nên chọn địa điểm có dịch vụ tư vấn bố trí không gian và có đội ngũ hỗ trợ lên sơ đồ setup. Tại Vplace, khách hàng luôn được cung cấp layout chi tiết, hình ảnh tham khảo từ các sự kiện tương tự, giúp dễ hình dung hơn.

Chủ quan về kỹ thuật: ánh sáng, âm thanh, trình chiếu

Một điều mơ hồ khác thường thấy: nghĩ rằng “âm thanh ánh sáng chỗ nào chẳng như nhau”.

Sự thật: Một hội trường đẹp mà âm thanh dội, mic hú, ánh sáng chập chờn sẽ làm khách mời khó chịu và phá vỡ hoàn toàn trải nghiệm sự kiện.

Gợi ý: Luôn yêu cầu test hệ thống trước ít nhất 1 ngày. Tại Vplace, âm thanh ánh sáng được căn chỉnh theo từng sự kiện cụ thể: hội nghị, biểu diễn, talkshow, livestream… đều có kỹ thuật viên trực hỗ trợ xuyên suốt.

Chưa tính đến yếu tố hậu cần và di chuyển

“Địa điểm này rẻ hơn, mình chọn chỗ đó!”… nhưng sau đó phát hiện:

Xa trung tâm, taxi không vào tận nơi
Gửi xe tốn phí hoặc không có chỗ đỗ ô tô
Không có thang máy để vận chuyển thiết bị
Không có WC riêng biệt, mất riêng tư
Những bất tiện nhỏ này lại ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách mời và cả ekip tổ chức.

Lưu ý: Ưu tiên địa điểm:

Giao thông thuận tiện, gần trục đường lớn
Có bãi đỗ xe riêng hoặc hỗ trợ gửi xe
Có khu vực hậu cần riêng cho đơn vị tổ chức
Có thang máy và hệ thống vận hành ổn định

Không kiểm tra hợp đồng & cam kết kỹ lưỡng

Nhiều người lần đầu thuê địa điểm chỉ… trao đổi qua điện thoại, chốt miệng, chuyển khoản đặt cọc xong là nghĩ “ổn rồi”. Đến ngày diễn ra thì:

Không có nhân viên hỗ trợ
Không bật được máy chiếu
Màn LED hỏng nhưng không được đổi
Thêm 30 phút tính phí gấp đôi

Gợi ý: Luôn có hợp đồng rõ ràng, trong đó nên có:

Danh mục các thiết bị/số lượng kèm theo
Thời gian sử dụng cụ thể
Trách nhiệm của hai bên khi xảy ra sự cố
Cam kết hoàn trả cọc nếu không đúng thỏa thuận

Quên mất “phần mềm” của sự kiện: trải nghiệm người tham dự

Sự kiện không chỉ là “chạy đúng timeline”, mà còn là trải nghiệm mềm mại, tinh tế mà người tham dự cảm nhận được:

Có người đón khách từ sảnh vào?
Âm nhạc nền có tạo cảm hứng không?
Không gian có mùi dễ chịu, ánh sáng vừa phải không?
Check-in có thuận tiện, thư giãn không?

Đây là những thứ tưởng chừng nhỏ nhưng góp phần quyết định sự thành công của sự kiện – và thường bị bỏ qua khi thuê địa điểm lần đầu.

Giải pháp từ Vplace: Luôn thiết kế trải nghiệm khách mời theo quy chuẩn: từ khu vực check-in, bàn tiếp tân, welcome drink đến ánh sáng và âm nhạc nền. Mỗi chi tiết đều được cá nhân hóa để phù hợp với tinh thần sự kiện.

Với người lần đầu tổ chức sự kiện, việc lựa chọn địa điểm có thể rất mơ hồ, ngập ngừng và đầy câu hỏi. Nhưng bạn không cần phải tự mình “mò mẫm” qua từng bước. Vplace – với hơn 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ – chính là “người bạn đồng hành” đáng tin cậy. Chúng tôi không chỉ cho bạn mượn không gian, mà mang đến:

Sơ đồ không gian mẫu theo từng loại hình sự kiện
Đội ngũ tư vấn setup, thiết bị, timeline, MC, nhân sự
Âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, được kiểm duyệt trước giờ G
Hợp đồng rõ ràng, cam kết minh bạch
Không gian hội trường hiện đại, tiện nghi, dễ di chuyển
Các gói dịch vụ linh hoạt: từ 30 đến 500 khách, có tiệc hoặc không tiệc

Lời kết: Nếu bạn đang cảm thấy mơ hồ khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện hãy để Vplace giúp bạn biến mọi thứ thành rõ ràng và hiệu quả. Liên hệ với Vplace ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí & khảo sát địa điểm thực tế!
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>