Thuê phòng họp – Tránh 5 sai lầm khiến buổi họp thất bại ngay từ đầu - Cho thuê phòng hội thảo, hội trường tại Hà Nội

Tổ chức một cuộc họp hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào nội dung và người tham dự, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào không gian phòng họp được lựa chọn. Một căn phòng không phù hợp có thể khiến buổi họp mất tập trung, thiếu chuyên nghiệp và thậm chí gây mất điểm trong mắt đối tác. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân khi thuê phòng họp thường mắc những sai lầm cơ bản nhưng nghiêm trọng. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất – và cách bạn có thể tránh để buổi họp thành công ngay từ phút đầu tiên.

Sai lầm 1: Chọn thuê phòng họp không đúng quy mô

Rất nhiều khách hàng rơi vào hai trường hợp:

Chọn phòng quá rộng so với số lượng người tham dự → gây lãng phí, loãng không khí
Chọn phòng quá nhỏ, chật chội, thiếu ghế, không đủ chỗ trình chiếu → tạo cảm giác bí bách, mất chuyên nghiệp

Giải pháp tại Vplace:

Tại Vplace, chúng tôi cung cấp phòng họp đa dạng sức chứa: từ nhóm nhỏ 6–10 người đến nhóm vừa 20–40 người, hoặc hội thảo 60–80 người…

Khi bạn liên hệ, chúng tôi luôn tư vấn rõ số lượng phù hợp, setup đúng loại bàn ghế (bàn họp, bàn lớp học, ghế rời…), giúp không gian gọn gàng mà hiệu quả.

Sai lầm 2: Bỏ qua yếu tố kỹ thuật – âm thanh – hình ảnh

Bạn có thể chuẩn bị nội dung họp cực kỳ kỹ lưỡng, nhưng chỉ cần mic bị rè, máy chiếu chập chờn hoặc không có wifi ổn định là mọi thứ… đổ bể. Rất nhiều đơn vị cho thuê không hỗ trợ kỹ thuật trong suốt buổi họp – điều này khiến người tổ chức bị động hoàn toàn.

Giải pháp tại Vplace:

Trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết: máy chiếu, màn chiếu, tivi trình chiếu, loa – micro không dây, bảng viết, flipchart
Hệ thống wifi tốc độ cao, hỗ trợ họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu
Có nhân sự kỹ thuật túc trực, xử lý mọi sự cố trong suốt thời gian sử dụng

Với Vplace, bạn không cần lo lắng về phần cứng – chỉ tập trung vào nội dung họp.

Sai lầm 3: Không kiểm tra điều kiện ánh sáng – điều hòa – cách âm

Một căn phòng quá tối, không có ánh sáng tự nhiên sẽ khiến người tham dự dễ mệt mỏi. Một nơi quá lạnh – quá nóng hoặc cách âm kém khiến tiếng ồn bên ngoài lọt vào… sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tập trung.

Giải pháp tại Vplace:

Tất cả phòng họp tại Vplace đều có điều hòa riêng biệt, khách có thể điều chỉnh theo nhu cầu
Hệ thống đèn chiếu sáng đầy đủ, bố trí ánh sáng vàng và trắng kết hợp – đảm bảo không bị mỏi mắt
Tường cách âm tốt, đặc biệt phù hợp với các buổi họp quan trọng, cần sự riêng tư

Một không gian thoải mái sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn gấp nhiều lần.

Sai lầm 4: Thiếu tiện ích hỗ trợ trước – trong – sau buổi họp

Bạn cần in tài liệu nhưng không có máy in. Cần chuẩn bị nước uống, bánh nhẹ nhưng phải mang theo từ xa. Cần setup sớm nhưng không được vào sớm… Tất cả những điều này khiến bạn mất thời gian, ảnh hưởng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, nhân sự.

Giải pháp tại Vplace:

Hỗ trợ setup trước giờ thuê – có thể vào sớm chuẩn bị nếu khách cần
Có sẵn dịch vụ teabreak, nước uống, bánh ngọt, cà phê, đặt theo số lượng
Hỗ trợ in ấn tài liệu, bảng tên, thẻ đeo nếu khách có yêu cầu
Chỗ đón khách, gửi xe, phòng chờ riêng – tiện lợi cho đối tác đến trước hoặc khách VIP

Đây là điều khiến khách hàng gắn bó lâu dài với Vplace, không chỉ vì phòng họp, mà vì sự hỗ trợ tận tâm và đầy đủ.

Sai lầm 5: Không khảo sát hoặc thiếu hợp đồng rõ ràng

Nhiều khách hàng vì vội vàng nên đặt phòng họp chỉ dựa vào hình ảnh gửi qua mạng, dẫn đến việc thực tế không giống kỳ vọng. Hoặc khi xảy ra vấn đề (điều hòa, giờ giấc), không có điều khoản rõ ràng để bảo vệ quyền lợi khách thuê.

Giải pháp tại Vplace:

Khuyến khích khách đến khảo sát thực tế trước khi đặt thuê
Mọi dịch vụ đều ký hợp đồng rõ ràng, ghi rõ thời gian, chi phí, tiện ích đi kèm
Hỗ trợ khách hàng đổi phòng nếu phát sinh thay đổi quy mô, tùy theo tình hình thực tế

Minh bạch – rõ ràng – linh hoạt là cam kết mà Vplace luôn giữ vững.

Lời kết: Thuê phòng họp tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế là cả một quá trình cần sự tinh tế và tầm nhìn. Một không gian phù hợp không chỉ giúp truyền tải thông điệp, mà còn thể hiện đẳng cấp, hình ảnh của doanh nghiệp và cá nhân. Tại Vplace – Trung tâm cho thuê phòng họp chuyên nghiệp tại Hà Nội, chúng tôi luôn nỗ lực không chỉ “cho thuê phòng”, mà cùng khách hàng tổ chức những buổi họp hiệu quả – thành công – đáng nhớ.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>