5 lý do bạn nên thuê phòng sự kiện thay vì tự setup tại công ty

Tổ chức sự kiện – dù là hội thảo, đào tạo nội bộ, gặp mặt khách hàng hay ra mắt sản phẩm – luôn là hoạt động quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn lựa chọn tự setup sự kiện ngay tại văn phòng công ty với mong muốn tiết kiệm chi phí và tận dụng sẵn cơ sở vật chất. Thực tế cho thấy, cách làm này thường tiềm ẩn nhiều rủi ro: thiếu không gian, thiếu thiết bị chuyên dụng, khó kiểm soát âm thanh – ánh sáng, hoặc khiến đội ngũ nhân sự bị phân tán vì lo hậu cần. Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp ưu tiên thuê phòng sự kiện chuyên nghiệp, đặc biệt tại những đơn vị có dịch vụ hỗ trợ trọn gói như Vplace – trung tâm tổ chức sự kiện tại Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội. Dưới đây là 5 lý do thuyết phục để bạn cân nhắc thuê không gian sự kiện thay vì tự tổ chức tại công ty.

Thuê phòng sự kiện với không gian chuyên nghiệp – nâng tầm sự kiện

Hầu hết văn phòng công ty không được thiết kế để phục vụ cho mục đích tổ chức sự kiện. Các hạn chế phổ biến bao gồm:

Phòng họp quá nhỏ hoặc quá hẹp so với số lượng người tham dự
Thiếu trang thiết bị chuyên dụng như màn chiếu, màn LED, hệ thống âm thanh – ánh sáng
Không có khu vực tiếp khách, tea-break hay không gian chờ cho khách mời
Ngược lại, khi thuê phòng sự kiện tại các trung tâm như Vplace, bạn được sử dụng:
Hội trường với sức chứa linh hoạt từ 30 – 300+ khách
Không gian bố trí phù hợp mục tiêu: hội thảo, workshop, đào tạo, tri ân khách hàng…
Cơ sở vật chất hiện đại: màn hình LED, âm thanh chuẩn, đèn sân khấu, wifi mạnh…

Chỉ riêng yếu tố không gian đã đủ tạo ấn tượng chuyên nghiệp, chỉnh chu và nghiêm túc trong mắt người tham dự – điều mà văn phòng công ty khó đảm bảo.

Tiết kiệm thời gian, giảm áp lực cho nhân sự nội bộ

Tổ chức sự kiện không đơn giản là kê bàn ghế và chuẩn bị máy chiếu. Nó đòi hỏi:

Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
Lên kịch bản đón tiếp khách
Chuẩn bị tài liệu, nước uống, background
Phân công nhân sự phụ trách từng khâu
Nếu tự tổ chức tại công ty, bạn sẽ phải:
Huy động nhân viên làm các đầu việc ngoài chuyên môn
Mất thời gian lắp đặt, dọn dẹp
Đối mặt với sự chồng chéo: vừa vận hành sự kiện, vừa đảm bảo hoạt động văn phòng
Trong khi đó, nếu thuê phòng tại Vplace, bạn sẽ được:
Hỗ trợ setup không gian theo ý tưởng
Có sẵn đội kỹ thuật điều khiển thiết bị
Phục vụ tea-break, tiệc nhẹ theo yêu cầu
Nhân sự chỉ cần tập trung vào nội dung chuyên môn
Hiệu quả làm việc được giữ nguyên, sự kiện lại diễn ra suôn sẻ.

Dịch vụ trọn gói – kiểm soát chi phí tốt hơn

Nghe có vẻ ngược đời, nhưng thuê phòng sự kiện đôi khi còn rẻ hơn tự tổ chức tại công ty – nếu xét trên tổng chi phí vận hành và nhân sự. Khi làm tại công ty, bạn thường phải:

Mua thêm thiết bị hoặc thuê lẻ từ bên ngoài
Phát sinh chi phí vận chuyển, setup, kỹ thuật
Chi phí trang trí, thuê backdrop hoặc làm tạm bợ gây phản cảm

Các trung tâm sự kiện như Vplace cung cấp gói trọn:

Không gian
Trang thiết bị đầy đủ
Nhân sự kỹ thuật
Dịch vụ hậu cần

Điểm cộng lớn: không có chi phí ẩn, báo giá rõ ràng, thanh toán minh bạch – giúp bạn kiểm soát tốt ngân sách, dễ lập dự toán cho sự kiện.

Tăng trải nghiệm cho khách mời

Nếu sự kiện có khách bên ngoài, đối tác, người nổi tiếng hoặc khách hàng tham dự, không gian tổ chức cần phải chuyên nghiệp và thân thiện.

Việc tổ chức tại văn phòng đôi khi tạo cảm giác chật chội, thiếu riêng tư hoặc quá “nội bộ” – gây e dè cho người tham dự.

Trong khi đó, thuê phòng sự kiện tại Vplace mang lại:

Không gian đón khách sang trọng, dễ định vị
Có sảnh chờ, khu vực check-in, chụp hình
Chỗ ngồi, điều hòa, ánh sáng được bố trí hợp lý
Sẵn sàng hỗ trợ cả phần tea-break hoặc tiệc nhẹ

Tất cả những điều đó giúp tăng trải nghiệm người tham dự, tạo dựng mối quan hệ và lan tỏa hình ảnh thương hiệu hiệu quả hơn.

Linh hoạt – tiện lợi – dễ dàng mở rộng quy mô

Không phải sự kiện nào cũng giống nhau. Có buổi họp nhỏ 20 người, nhưng cũng có hội thảo lên tới 300 người.

Nếu tổ chức tại công ty, quy mô bị giới hạn theo diện tích có sẵn. Trong khi đó, các địa điểm như Vplace:

Có sẵn nhiều không gian khác nhau
Có thể gộp/ tách phòng linh hoạt
Dễ dàng tùy chỉnh setup theo loại hình sự kiện

Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt theo giờ, theo buổi hoặc nguyên ngày, tùy vào thời lượng sự kiện – giúp tối ưu ngân sách và tránh lãng phí.

Tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Thay vì loay hoay tự xử lý tất cả tại công ty, hãy cân nhắc việc thuê phòng sự kiện chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự.

Lời kết: Vplace – không gian tổ chức sự kiện tại Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy là một trong những địa chỉ được tin tưởng bởi sự linh hoạt, chuyên nghiệp và chi phí hợp lý. Dù là hội thảo, đào tạo hay sự kiện tri ân khách hàng – Vplace luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>