Việc khảo sát báo giá cho thuê hội trường là một bước quan trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công với chi phí hợp lý. Tuy nhiên, nếu không xem xét kỹ lưỡng, bạn có thể gặp phải những chi phí phát sinh hoặc lựa chọn hội trường không phù hợp. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần cân nhắc khi khảo sát báo giá thuê hội trường tổ chức sự kiện.
Xác định nhu cầu cụ thể trước khi yêu cầu báo giá
Trước khi liên hệ để nhận báo giá, bạn cần xác định rõ các yếu tố sau:
Mục đích tổ chức sự kiện
- Hội nghị, hội thảo, họp báo, tọa đàm, đào tạo, ra mắt sản phẩm hay tiệc công ty?
- Sự kiện có cần không gian trang trọng, chuyên nghiệp hay không gian mở, sáng tạo?
Số lượng khách mời
- Số lượng khách mời quyết định diện tích hội trường phù hợp.
- Cần kiểm tra sức chứa tối đa và cách bố trí chỗ ngồi phù hợp.
Thời gian tổ chức sự kiện
- Xác định ngày, khung giờ tổ chức để đảm bảo có sẵn hội trường phù hợp.
- Nên đặt sớm để tránh bị giới hạn về lựa chọn hoặc giá thuê cao hơn vào mùa cao điểm.
MẸO: Lên kế hoạch chi tiết và thống nhất trước khi yêu cầu báo giá để so sánh chính xác giữa các đơn vị cho thuê.
Kiểm tra chi tiết báo giá tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến
Không phải báo giá nào cũng liệt kê đầy đủ các khoản phí. Vì vậy, hãy yêu cầu đơn vị cho thuê cung cấp báo giá chi tiết với những yếu tố sau:
Giá thuê hội trường theo giờ/ngày
- Giá thuê có áp dụng theo khung giờ hành chính hay ngoài giờ có phát sinh phí không?
- Nếu kéo dài thời gian sử dụng, chi phí phụ trội tính như thế nào?
Trang thiết bị đi kèm
- Giá thuê đã bao gồm âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, bục phát biểu, micro chưa?
- Nếu cần lắp đặt thêm màn hình LED, thiết bị livestream, dịch thuật,… thì chi phí thế nào?
Setup không gian & trang trí
- Hội trường có sẵn setup phù hợp hay cần thuê thêm bàn ghế, sân khấu?
- Nếu thay đổi bố cục chỗ ngồi hoặc trang trí riêng, có phát sinh phí không?
Tiệc Teabreak, ăn uống, dịch vụ đi kèm
- Có dịch vụ tea break, tiệc nhẹ, buffet trưa/tối cho khách mời không?
- Nếu khách tự đặt đồ ăn bên ngoài có bị tính phí không?
Chi phí dịch vụ bảo vệ, an ninh, vệ sinh
- Hội trường có hỗ trợ nhân viên bảo vệ, an ninh không?
- Có tính phí dọn dẹp sau sự kiện không?
Bãi đỗ xe & phí gửi xe
- Bãi đỗ xe có đủ chỗ cho khách mời không?
- Có tính phí gửi xe hay miễn phí cho khách tham dự?
Đánh giá chất lượng hội trường trước khi đặt cọc
- Sau khi có báo giá, không nên đặt cọc ngay mà cần đến khảo sát thực tế để kiểm tra các yếu tố sau:
Không gian & vị trí hội trường
- Hội trường có phù hợp với quy mô sự kiện không?
- Khu vực tổ chức có dễ tìm, thuận tiện di chuyển không?
Trang thiết bị có hoạt động tốt không?
- Kiểm tra hệ thống âm thanh (loa, micro), máy chiếu, ánh sáng, màn hình LED.
- Yêu cầu chạy thử hệ thống kỹ thuật để tránh trục trặc trong sự kiện.
Tính linh hoạt & hỗ trợ từ đơn vị cho thuê
- Nếu có thay đổi setup vào phút chót, đơn vị có hỗ trợ không?
- Nếu xảy ra sự cố (mất điện, thiết bị hỏng), có phương án xử lý nhanh không?
MẸO: Ghi chú lại tất cả các điều kiện thực tế để đảm bảo hội trường đáp ứng đúng yêu cầu.
Kiểm tra hợp đồng thuê hội trường
Trước khi ký hợp đồng, cần kiểm tra kỹ các điều khoản sau:
- Chi tiết dịch vụ được cung cấp
- Đảm bảo tất cả các hạng mục trong báo giá đều được ghi rõ trong hợp đồng.
Chính sách thanh toán
- Đặt cọc bao nhiêu phần trăm? Khi nào phải thanh toán hết?
- Có hoàn lại cọc nếu sự kiện bị hoãn/hủy không?
Điều khoản hủy/hoãn sự kiện
- Nếu hủy trước ngày tổ chức, có bị mất cọc hoặc phạt hợp đồng không?
- Nếu hội trường hủy đặt chỗ, có phương án bồi thường nào không?
Cam kết về thời gian sử dụng hội trường
- Đơn vị có đảm bảo hội trường sẵn sàng đúng giờ không?
- Nếu kéo dài thời gian tổ chức, có bị tính thêm phí không?
So sánh và đưa ra quyết định đặt hội trường
Sau khi đã có đầy đủ thông tin, hãy so sánh giữa các đơn vị cho thuê để chọn lựa hội trường phù hợp nhất dựa trên:
- Mức giá hợp lý với ngân sách
- Không gian phù hợp với sự kiện
- Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp
- Điều khoản hợp đồng rõ ràng
MẸO: Đừng chỉ chọn theo giá rẻ nhất, hãy ưu tiên địa điểm có dịch vụ tốt và hỗ trợ linh hoạt.
Kết luận: Việc khảo sát báo giá cho thuê hội trường không chỉ đơn thuần là tìm mức giá tốt mà cần xem xét kỹ chất lượng dịch vụ, trang thiết bị, vị trí và điều khoản hợp đồng. Khi đặt hội trường, hãy đảm bảo rằng tất cả các yếu tố quan trọng đều được cam kết rõ ràng để tránh những phát sinh ngoài mong muốn.
📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói
🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace:
🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.
📞 Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
