Tổ chức hội thảo ở đâu? Tổ chức hội thảo như thế nào? Đây chắc hẳn là câu hỏi mà bạn đang quan tâm và tìm kiếm khi đọc bài viết này. Vậy không để bạn phải chờ lâu trong bài biết này chúng tôi xin được gửi đến bạn bài chia sẻ tất tần tật về hội thảo.
Hội thảo là gì?
Hội thảo là khái niệm chỉ cuộc gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm tại cùng một địa điểm để cùng nhau tranh luận về một chủ đề mà họ cùng quan tâm. Những hội thảo phổ biến nhất sẽ dựa vào những ngành nghề, nghề nghiệp và hâm mộ chung.
Các cuộc hội thảo thường thảo luận về các vấn đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang xảy ra. Mục đích của các buổi hội thảo là làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, các cơ sở thực tiễn của vấn đề, …
Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác tiềm năng. Bên cạnh đó nó còn giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ với khách hàng, cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp.
Các loại hình tổ chức hội thảo
Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội thảo phổ biến sau:
- Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
- Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
- Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
- Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
- Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh
Cách tổ chức hội thảo tốt nhất hiện nay
Để tổ chức hội thảo thành công người ta thường chia thành 3 bước ( hoặc 3 giai đoạn)
Bước 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Trong giai đoạn này để có được sự chuẩn bị tốt nhất và một kế hoạch chi tiết nhất bạn cần chú ý đến 4 điều sau:
1. Xác định mục tiêu
Mỗi một hội nghị luôn có mục đích riêng. Ví dụ như:
- Bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng?
- Bạn muốn giới thiệu đến mọi người dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói có những tiện ích gì?
- Bạn muốn chia sẻ với các nhà quản lý phương pháp quản lý hiệu quả hơn?
Rất nhiều hội nghị chỉ là sự lãng phí thời gian, bởi người tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem.
2. Ai sẽ là người tham dự?
Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần phải mời những ai đến tham dự. Ví dụ: Nếu mục tiêu của hội thảo là phát triển giải pháp chi tiết cho một vấn đề, có thể bạn sẽ chỉ muốn có ít hơn 10 người quan trọng nhất đến tham dự hơn. Nếu mục tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm người lớn và chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.
Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.
3. Chọn địa điểm thích hợp
Số lượng người bạn đang muốn mời đến dự buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn cần.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo.
Ngoài sức chứa vừa đủ, bạn cần quan tâm thêm các vấn đề như:
- Trang thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ bạn tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không?
- Nội quy của phòng họp hay quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không?
- Mọi người có thể dễ dàng tìm thấy địa điểm này hay không?
- Có phải di chuyển quá xa để đến với hội thảo không?
- Bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có thể giải quyết từng vấn đề, tránh xảy ra sự cố khi đến ngày hội thảo.
Và nếu như bạn đang băn khoăn trong việc lựa địa điểm để tổ chức sự kiện thì hãy để chúng tôi giúp bạn. Hội trường VPLACE có hệ thống phòng cho thuê đa dạng về sức chứa từ 20 chỗ – 40 chỗ – 80 chỗ – 200 chỗ – 300 chỗ đến 500 chỗ. Tất cả các phòng đều linh hoạt trong mục đích đích sử dụng. Không gian sang trọng, lịch sự. Giá cho thuê hợp lý nhất thị trường chắc chắn sẽ mang đến cho quý khách hàng một không gian phù hợp nhất để tổ chức hội thảo.
4. Truyền thông về sự kiện
Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.
Tùy thuộc vào quy mô của một buổi hội thảo, hội nghị, nhưng thông thường quá trình truyền thông này sẽ có những bước cơ bản như sau:
- Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên nhà báo.
- Tạo thiệp mời cho khách mời
- Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự sự kiện và tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
- Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông.
Ngoài ra bạn cần quan tâm đến các vấn đề sau để đảm bảo cho hội thảo diễn ra một cách tốt nhất
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- In ấn tài liệu
Bước 2: Tiến hành tổ chức hội thảo
Tổ chức buổi hội thảo theo đúng chương trình đã lên kịch bản sẵn. Cần đón tiếp khách mời và người tham sự hội thảo một cách chu đáo. Điều phối chương trình hội thảo cà có cách xử lý thông minh những tình huống bất ngờ xảy đến.
Bước 3: Sau khi hội nghị kết thúc
Sau khi kết thước chương trình hội thảo bạn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành:
- Sau khi kết thúc hội thảo, bạn nên tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính để khách hàng nắm rõ nội dung hơn.
- Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi nó diễn ra cũng là một quy trình cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo: mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điều gì đã được truyền tải đến khách hàng,… Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị.
- Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả để chiếm tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình hội nghị sau. Đây là một bước rất quan trọng mà nhiều người lại bỏ quên sau chương trình tổ chức hội thảo.
Với những chia sẻ về hội thảo của VPLACE mong rằng bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về hội thảo là gì và về cách tổ chức hội thảo.
Và nếu các bạn đang có nhu cầu thuê phòng hội trường có thể tham khảo dịch vụ cho thuê hội trường của VPLACE tại đây.
———————————————————–
VPLACE_Cho thuê phòng hội thảo, hội trường, phòng đào tạo
?Website: thuephonghoitruong.com
