Ngày nay, các doanh nghiệp lớn nhỏ thành lập ngày càng nhiều. Với mục tiêu nhằm xây dựng, phát triển hệ thống lớn mạnh gồm nhiều tệp khách hàng khác nhau. Việc thuê phòng hội thảo đào tạo của những doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức là không thể bỏ qua. Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ thì việc đào tạo sẽ không gặp phức tạp. Tuy nhiên, có những doanh nghiệp có quy mô đào tạo lên tới 100 khách mời. Vậy lúc này nếu chọn thuê hội trường, bạn cần lưu ý những điểm gì? Đọc ngay bài viết này, chúng tôi – Hội trường Vplace sẽ chia sẻ tới bạn 5 lưu ý thuê phòng hội thảo cho 100 khách mời nhé!
5 Lưu ý thuê phòng hội thảo
-
Diện tích phòng thuê
Diện tích là yếu tố cần được chú trọng đầu tiên với các đơn vị khi chọn thuê phòng hội thảo . Đặc biệt khi khách mời có quy mô 100. Lúc này diện tích doanh nghiệp cần chọn tương đối lớn để mới đủ thoải mái, rộng rãi. Bên cạnh đó, bạn đừng quên tính toán thêm cả phần tích hợp của những vật dụng trong phòng như: bàn ghế, sân khấu, loa đài, máy chiếu …
Với một số doanh nghiệp không có đủ cơ sở, vật chất để công việc hội thảo diễn ra, bạn có thể linh hoạt trong công việc tìm địa chỉ cho thuê phòng hội thảo gần đơn vị mình. Một số những địa điểm có thể tham khảo như: những tòa nhà văn phòng, trung tâm tổ chức sự kiện, khu nghỉ dưỡng cung cấp đủ các phòng diện tích lớn… sẽ có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn đó.
Lựa chọn diện tích phù hợp ngay từ ban đầu là bước đi vô cùng quan trọng đối với một buổi hội thảo. Không những giúp bạn cân đối, tiết kiệm được chi phí. Mà còn đảm bảo được sự rộng rãi, thoải mái cho khách mời khi tham dự.
2. Tính chất cuộc hội thảo
Tùy thuộc vào tính chất của cuộc hội thảo sắp diễn ra mà công ty lựa chọn thuê phòng sao cho phù hợp với quy mô 100 khách mời.
Nếu như chủ đề cuộc hội thảo của bạn diễn ra trong thời gian dài, bàn về vấn đề quan trọng, có quyết định ảnh hưởng lớn,… Lúc này, điều ảnh hưởng đến quyết định thuê cần đảm bảo: sự rộng rãi, cơ sở-thiết bị đầy đủ, trang trí đẹp mắt và ánh sáng tốt.
Có như vậy, buổi hội thảo của bạn mới được diễn ra thành công, tốt đẹp và để lại ấn tượng trong lòng khách mời. Bởi vậy, xác định tính chất của buổi hội thảo có quyết định rất lớn giúp bạn có ý tưởng để tổ chức và trang trí cho căn phòng.
3. Chi phí tổ chức hội thảo
Để công tác chuẩn bị tránh những rủi ro về ngân sách. Bạn cần nghiên cứu, xem xét, cân đối được chi phí mà công ty đề ra cho tổ chức hội thảo. Từ đó, chọn lựa một đơn vị cho thuê với mức giá phù hợp với chi phí mình đề ra.
Ngoài việc chuẩn bị chi phí cho: hậu cần, nhân sự và chi phí tổ chức. Thì doanh nghiệp nên để thêm chi phí phát sinh, đề phòng rủi ro.
Việc nghiên cứu chi phí kỹ lưỡng và xác định rõ ràng giúp nhân viên của bạn thoải mái hơn khi thực hiện. Đặc biệt, tránh xảy ra những sai xót tối đa nhất trong quá trình tổ chức.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định rõ nếu doanh nghiệp không chú trọng và hình ảnh quá nhiều. Mà lấy mục đích buổi hội thảo làm cơ sở. Thì, doanh nghiệp cũng không cần chi phí quá nhiều cho việc không cần thiết.
4. Điều kiện, cơ sở cho thuê
Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn thuê phòng hội thảo của một đơn vị bất kỳ, đặc biệt với quy mô lớn, số lượng khách mời lên tới 100 người, thì tiêu chuẩn về điều kiện- cơ sở vật chất chắc chắn không nên xem nhẹ. Những trang thiết bị cần thiết như: bàn ghế, loa, micro, đài, máy chiếu, phấn bảng, bút viết…luôn yêu cầu đầy đủ. Điều này giúp cuộc hội thảo diễn ra nhanh chóng, trọn vẹn nhất.
Hiện nay, khi nhu cầu về điều kiện, cơ sở thuê phòng hội thảo của các doanh nghiệp cũng cao hơn, yêu cầu trang thiết bị hiện đại hơn… Một số doanh nghiệp yêu cầu màn LED 3D để hỗ trợ công cuộc thảo luận sống động hơn. Chắc chắn, hội trường Vplace có thể đáp ứng được nhu cầu này cho bạn!
5. Dịch vụ cung cấp chất lượng
Bạn và khách mời sẽ thật hài lòng nếu được phía cung cấp cho thuê hội trường hỗ trợ nhiệt tình, support từ đầu tới cuối buổi họp cho bạn. Có thể thấy, đơn vị lựa chọn thuê được coi là cầu nối để bạn truyền tải nguồn thông tin đến khách hàng nhanh chóng hơn.
Hãy tham khảo và tìm kiếm nhiều về cách khác hàng đánh giá về dịch vụ sau sử dụng đối với đơn vị nhé. Điều này đảm bảo, bạn sẽ lựa chọn được đơn vị tốt, xứng đáng với chi phí mà bạn và doanh nghiệp đã bỏ ra.
Một buổi hội thảo thành công sẽ bao gồm nhiều yếu tố cả khách quan và chủ quan. Nếu muốn cuộc hội thảo với quy mô lớn tới 100 khách mời diễn ra thành công nhất, ấn tượng nhất thì 5 lưu ý trên mà Hội trường Vplace chia sẻ bạn nhất định phải khắc cốt ghi tâm.
Là một trong những đơn vị uy tín phía Bắc với 12 năm kinh nghiệm, Vplace tích cực mang đến những hội trường chất lượng cho khách hàng trong suốt những năm qua và mang về những đối tác lớn như: grab, techcombank, tập đoàn FPT,…Hy vọng, với những kinh nghiệm và chất lượng uy tín Vplace sẽ là lựa chọn đầu tiên cho cuộc hội thảo sắp tới của bạn.
Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu mở cuộc hội thảo nói chung, và hội thảo quy mô lớn nói riêng. Đừng quên liên hệ tới chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn thêm nhé. Chúc quý khách sớm tìm được phòng ưng ý!
Hotline liên hệ: 0912.527.631 – 024.35574.077
