10 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thu thập data có giá trị từ tổ chức hội thảo, sự kiện

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ thu thập data sự kiện ra đời nhưng câu hỏi quan trọng nhất là nên chọn công cụ nào để sự kiện được tổ chức hiệu quả nhất?

Trong thời điểm ngân sách dường như bị đóng băng và thậm chí là sụt giảm, việc thu lại những nguồn lợi có tính “định lượng” chưa bao giờ cần thiết đến thế. Trong đó, công nghệ đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Hệ thống công nghệ sự kiện sẽ giúp các tổ chức thu thập nguồn data sự kiện thông qua cổng đăng ký trực tuyến, phiếu khảo sát online hoặc apps ứng dụng. Việc tổng hợp chúng thành một bản báo cáo hỗ trợ các nhà tổ chức đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

Trên thực tế, theo một nghiên cứu của Eventsforce, việc đo lường ROI (tỉ lệ hoàn vốn) hay đánh giá sự thành công là lý do duy nhất để các tổ chức thu thập data từ các sự kiện. Tuy nhiên, việc thu thập quá nhiều data cũng sẽ trở thành một vấn đề lo ngại. Từ các số liệu về truy cập website, tương tác trên mạng xã hội (MXH) cho đến số lượt đăng ký (mua vé) hay lượng người tham dự. Từ chất lượng khán giả tham dự cho đến phản hồi và đánh giá của họ. Tìm ra công cụ hiệu quả để đo lường chất lượng data là một điều không hề dễ dàng.

Tính đến nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ thu thập data từ event ra đời nhưng câu hỏi lớn nhất là nên chọn công cụ nào? Dưới đây là 10 công cụ được hơn 120 nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đánh giá cao.

1. Hệ thống form đăng ký/ bán vé trực tuyến

Phần lớn các nhà tổ chức hiện nay sử dụng những form đăng ký (Landing Page) hoặc liên kết với các kênh bán vé trực tuyến để kiểm soát lượng người tham gia sự kiện. Hiển nhiên, sử dụng hình thức đăng ký/ bán vé trực tuyến được đánh giá là công cụ thu thập data sự kiện hiệu quả nhất trong việc đánh giá mức độ thành công của chương trình. Bên cạnh những yếu tố cơ bản như tên tuổi, địa chỉ, thông tin liên lạc, đơn đăng ký còn hỗ trợ những thông tin có tính cá nhân hoá hơn và giúp phân chia người tham gia sự kiện theo từng nhóm đối tượng cụ thể như khán giả, nhà tài trợ, diễn giả, VIP…

 

2. Hệ thống đơn khảo sát

Khảo sát sau sự kiện thường mang lại những phản hồi có giá trị cho các nhà tổ chức. Nó giúp bạn thu tập những thông tin quan trọng về mọi khía cạnh của sự kiện. Phản hồi có thể liên quan đến diễn giả, các phần của chương trình, giá vé, nhà tài trợ, cơ sở vật chất… Những data này không chỉ giúp bạn tổ chức sự kiện hiệu quả hơn mà còn giúp bạn đánh giá liệu khán giả có nhận lại được gì sau khi tham dự hay liệu họ có muốn quay trở lại trong lần tổ chức tới hay không? Hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện thường sử dụng thiết bị điện tử để đo lường và thu thập các phản hồi nhanh của người tham gia ngay sau khi kết thúc sự kiện.

3. Phần mềm quản lý sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện đang ngày càng phát triển trong những năm gần đây khi đáp ứng được mọi vấn đề về data sự kiện. Phần mềm này hoạt động như một hệ thống trung tâm, giúp các nhà tổ chức thu thập, theo dõi và báo cáo thông tin theo từng giờ bao gồm lượng đăng ký, khán giả tham dự, khoản thanh toán, lợi nhuận… Một vài phần mềm làm tốt nhiệm vụ tích hợp hay chia sẻ data với các hệ thống kinh doanh khác như CRM (phần mềm quản lý quan hệ với nhà cung cấp) hay các giải pháp về tài chính, marketing và nhân sự. Điều này có nghĩa các nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng phần mềm quản lý sự kiện để tiếp cận nguồn data có liên quan. Một số phần mềm quản lý sự kiện yêu thích của các nhà tổ chức sự kiện trên thế giới như Eventbrite, Whova, Trello …

Trong khi đó ở Việt Nam, hiện nay các ứng dụng này dường như chưa thực sự phù hợp và các công cụ miễn phí của google vẫn được tin dùng nhiều nhất.

4. Ứng dụng trên thiết bị di động (mobile apps)

Apps ứng dụng của sự kiện đảm nhiệm toàn bộ quá trình thu tập data sự kiện một cách dễ dàng từ phân phát các bảng hỏi, Q&A trực tuyến cho đến các công cụ networking. Các ứng dụng này giúp các nhà tổ chức nắm rõ được insight của người tham dự. Công cụ phân tích trên apps sẽ hỗ trợ bạn phát hiện ra cách khán giả tương tác với sự kiện hay khám phá được sở thích của họ chỉ bằng một vài thao tác trên apps.

5. Công cụ mạng xã hội

Các nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng tối đa khả năng tiếp cận MXH bằng cách sử dụng các công cụ phân tích đo lường số lượng người tham gia trên các nền tảng như Twitter, Facebook, LinkedIn và Instagram. Sử dụng các công cụ như Hootsuite, Oktopost hoặc Mention, bạn sẽ đánh giá được nền tảng nào hiệu quả nhất, nội dung nào được khán giả mục tiêu quan tâm và chia sẻ nhiều trên trang của họ…

Ngay trên Facebook, các nhà tổ chức thường tạo một sự kiện để dự tính số lượng quan tâm hay sẽ tham gia sự kiện. Kèm theo đó, các hashtag dành riêng cho sự kiện được tạo lập nhằm mục đích thu hút sự chú ý cũng như quảng bá thông tin về chương trình để nhiều người biết đến sự kiện hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng tải đơn đăng ký tham dự sự kiện, thông cáo báo chí, tặng eBook hay bất cứ điều gì bạn mong muốn công chúng hưởng ứng.

6. Hệ thống on-site

Ai tham dự sự kiện và hạng mục nào họ tham gia là những điều mà mỗi nhà tổ chức muốn biết chính xác. Các ứng dụng on-site hay ứng dụng dành riêng cho sự kiện là công cụ hữu ích cho phép nhà tổ chức truy cập những thông tin trên ngay tại sự kiện. Ví dụ như ứng dụng on-site sẽ báo cho bạn có 30 người đã check-in và 10 người khác được dự đoán sẽ tham dự hay sức chứa của căn phòng này chỉ tối đa cho 50 người. Bạn có thể sử dụng những dữ liệu này để khuyến khích khán giả tham dự thông qua hoạt động quảng bá trên nền tảng kỹ thuật số, MXH hay thông thông báo trực tiếp trên apps của sự kiện.

7. Công cụ về hoạt động của công chúng

Glisser là ứng dụng tiêu biểu để thúc đẩy sự tham gia sự kiện của công chúng thông qua smartphone. Khi sử dụng apps của sự kiện, khán giả có thể đặt luận câu hỏi cho diễn giả và xem các bản trình chiếu ngay khi sự kiện đang diễn ra thông qua apps. Những công cụ này cho phép bạn thu thập và lưu trữ toàn bộ data để cho mục đích phân tích kết quả sau sự kiện. Nó cũng giúp bạn tìm ra các chủ đề mà khán giả yêu thích và yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện

8. Web analytics

Web analytics là công cụ đo đạc, thu thập, phân tích và báo cáo số liệu website cho mục đích hiểu biết và tối ưu hóa việc sử dụng website. Hiểu rõ cách mọi người tương tác với website thực sự rất quan trọng. Nếu bạn không nắm rõ, bạn sẽ không kiểm soát được những vấn đề tiềm tàng mà website của bạn sẽ phải đối mặt trên nền tảng trực tuyến. Những công cụ như Google Analytics sẽ giúp bạn thu thập nguồn data quan trọng và cho bạn biết liệu những nỗ lực truyền thông có mang lại hiệu quả. Công cụ này cũng phân tích lưu lượng người truy cập dưới dạng nhân khẩu học theo giới tính, địa điểm, sở thích, nội dung nào của website phổ biến nhất hay ít người quan tâm nhất…

9. Các công cụ networking

Networking là một trong những lý do chính để mọi người tham dự sự kiện. Những công cụ như Meeting Manager thường được kết hợp trong quá trình đăng ký hay trên apps của sự kiện. Nó cho phép khán giả cá nhân hoá lịch trình của họ, theo dõi những ai tham dự và tổ chức các buổi gặp mặt với những người mà họ muốn. Dữ liệu này giúp các nhà tổ chức nắm được insight về hiệu quả của networking cho sự kiện hay đặc điểm của nhóm khán giả, chủ đề nào được công chúng mục tiêu quan tâm nhất.

10. Chatbot

Chatbot là một công cụ kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) để tương tác với con người. Nó giúp người tham dự trò chuyện với các nhà tổ chức sự kiện ngay trên các nền tảng như website, phần Messenger của Facebook hay phần gửi tin nhắn trên smartphone.

Liên hoan phim độc lập South by Southwest 2017 đã sử dụng Chatbot để cung cấp tự động những hướng dẫn theo yêu cầu của từng khách mời. Hơn 16.000 người dùng ứng dụng đã gửi 56.000 câu hỏi cho bot. Họ hỏi những câu như “Khi nào Joe Biden sẽ phát biểu?” hay “Nghệ sĩ hip-hop nào sẽ biểu diễn vào thứ Tư?”. Cùng với việc cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện của người tham dự, tất cả các tương tác và thông báo trên chatbot đều được ghi lại và phục vụ cho việc phân tích và báo cáo. Các báo cáo tiêu chuẩn sẽ bao gồm việc sử dụng theo kênh nhắn tin, lượng unique user, nội dung tin nhắn được chia theo từng chủ đề, thông báo, lượt click liên kết bên ngoài, yêu cầu hỗ trợ của con người và cập nhật cuộc hội thoại

Tạm kết, 10 công cụ hỗ trợ thu thập data sự kiện trên đây đều hữu ích cho các dân sự kiện bởi nhiều lý do khác nhau. Điều quan trọng nhất bạn cần lưu ý là cần vạch rõ ngay từ đầu những data mà bạn muốn thu thập và cách để nguồn dữ liệu ấy có giá trị với tổ chức của bạn. Hãy xây dựng một kế hoạch dữ liệu cụ thể để lựa chọn các công cụ phù hợp cho mục đích theo dõi, quản lý và báo cáo dữ liệu.