CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỘI THẢO CHO MỘT DOANH NGHIỆP

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Bạn đang cần lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện hội thảo sắp diễn ra? Bạn không biết quy trình tổ chức hội thảo bắt đầu từ đâu và làm như thế nào? Cùng VPLACE khám phá những bước tổ chức hội nghị hội thảo đầy đủ và chi tiết nhất qua bài viết dưới đây nhé.

I. Tổ chức hội thảo cần những gì?

Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của những buổi hội thảo chính là bàn về một vấn đề thực tiễn nào đó, chia sẻ kiến thức ngành nghề, thăm dò ý kiến khách hàng,…

Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, phát triển mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo như thế nào?

Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:

  • Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
  • Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là khi nào ở đâu?
  • Số lượng khách tham dự
  • Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
  • Lên kịch bản quy trình tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

II. Quy trình tổ chức hội thảo 

1. Xác định chủ đề của hội thảo

Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.

2. Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:

  • Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
  • Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
  • Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
  • Danh sách khách mời gồm những ai
  • Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
  • Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
  • Chương trình của hội thảo

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.

3. Chuẩn bị cho hội thảo

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

  • Địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với nội dung
  • Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
  • Khu vực đón khách, check-in trước sự kiện
  • Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh  nghiệp
  • Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
  • Phát thư mời cho khách mời.
  • Kịch bản chi tiết hội thảo, timeline các phần của sự kiện
  • Quà tặng khách mời sau sự kiện (Nếu có)

>> Tham khảo: Địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội

4. Tổ chức hội thảo

  • Liên lạc với khách mời tới tham dự để đảm bảo hỗ trợ kịp thời khi khách cần
  • Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
  • Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản sự kiện đã chuẩn bị trước đó

5. Kết thúc chương trình hội thảo

  • Bế mạc chương trình
  • Tặng quà lưu niệm
  • Chụp ảnh lưu niệm, giao lưu, phỏng vấn khách mời tham dự
  • Ghi biên bản hội thảo

6. Thông báo kết luận của hội thảo

  • Xử lý thông tin hội thảo
  • Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo
  • Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo

7. Đánh giá kết quả hội thảo

Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.

III. Lưu ý khi tổ chức hội thảo

1. Diễn giả là “linh hồn” của hội thảo

Diễn giả là người có vai trò rất quan trọng trong mỗi sự kiện là biểu tượng tạo niềm tin cho khách mời tới tham dự. Tên tuổi của diễn giả sẽ quyết định không nhỏ tới hiệu quả truyền thông. Vì thế hãy chú ý, mời những diễn giả là chuyên gia trong ngành. Và dù cho diễn giả sẽ rất giỏi và có kiến thức sâu rộng thì bạn nên chuẩn bị bộ câu hỏi cho họ để đảm bảo hội thảo được diễn ra đúng thời gian và chủ đề nhé!

2. Địa điểm tổ chức thuận tiện

Địa điểm tổ chức của bạn có thể là hội trường tại khách sạn, tại phòng hội thảo… Dù là địa điểm nào bạn cũng nên lựa chọn địa điểm đủ sức chứa cho khách mời. Số lượng khách mời có thể tăng 10% so với dự kiến nên hãy chú ý cả điểm này nữa nhé.

Bên cạnh đó, bởi khách mời của hội thảo sẽ đến từ nhiều nơi khác nhau. Hãy lựa chọn địa điểm dễ tìm để thuận tiện nhất cho tất cả khách mời. Và để việc chuẩn bị sự kiên nhẹ nhàng hơn, phòng hội thảo bạn lựa chọn nên có đầy đủ trang thiết bị, và một số dịch vụ như teabreak, backdrop nếu bạn cần nhé!

3. Thời gian truyền thông

Thời gian truyền thông cho sự kiện cũng không nên quá dài. Thời gian truyền thông tập trung trước 2 sự kiện tuần giữ được sức nóng cho sự kiện. Đồng thời, khách mời không bị tâm lý “còn nhiều thời gian” có thể sẽ bị quên hoặc bỏ lỡ sự kiện. Hãy lên kế hoạch và timeline truyền thông thật cẩn thận. Đây là một trong những bước rất quan trọng trong quy trình tổ chức hội thảo để quyết định sự thành công của sự kiện đó.

4. Luôn giữ liên lạc với khách mời

Khách mời của bạn sẽ đến từ rất nhiều nơi. Vì thế, hãy luôn có một người giữ liên lạc với tất cả khách mời để hỗ trợ mọi lúc. Khách mời của bạn có thể sẽ gặp những vấn đề như không tìm được đường, mất vé vào hội thảo, gặp sự cố nên đến muộn…

Hãy luôn chắc chắn bạn có thể nắm rõ tình hình của mọi khách mời và hỗ trợ họ kịp thời.

Tổ chức hội thảo có lẽ không phải công việc đơn giản. Phonghoithaohanoi.com hy vọng với những chia sẻ trên đây bạn đã tự tin hơn để chuẩn bị tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp mình. Sau khi bạn đã nắm rõ các bước trong quy trình tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *